Para fazer face às profundas transformações provocadas nas últimas três décadas na sociedade pela revolução da informática e da cibernética, que trouxeram substanciais modificações na economia e, por consequência, nas vidas política e sindical a entidade poderá precisar intensificar suas relações com o sistema financeiro, na busca de empréstimos e financiamentos para aperfeiçoar e ampliar suas atividades. E uma das exigências dos cadastros de bancos e fornecedores é a apresentação de um Balanço Patrimonial que indique garantias para a operação pretendida. Por isso, se os valores dos bens patrimoniais expressados pela contabilidade mostrarem-se defasados, certamente haverão dificuldades para concretizar a transação.
De outro lado, os
diretores da entidade, e principalmente aqueles que os estatutos atribuem a
guarda e zelo desses bens, são pessoalmente responsáveis por sua existência e
conservação.
Diante disso,
torna-se imprescindível montar um sistema de controle do patrimônio, que
contemple sua identificação e localização, a responsabilidade dos encarregados de
áreas sobre os bens de uso cotidiano a serviço em sua área de atuação, bem
como, o procedimento de depreciação e correção sistemático.
Para instaurar-se um
eficiente controle, são necessários os seguintes passos:
01) Realização de um
inventário físico (anexo 8) rigoroso, em datas pré-determinadas, na sede e
subsedes ou delegacias da entidade, que registre os bens de sua propriedade, relacionando-os
em formulário próprio, com a maior riqueza de detalhes que for possível para
dar-lhes a mais fiel identificação.
02) Organizar duplas de funcionários e/ou diretores, tantas
quantas forem preciso, em função da quantidade e diversidade de bens a serem
levantados. Um elemento da dupla "cantaria" as características deles
e o segundo elemento cuidaria de registrar fielmente os dados no formulário.
03) Os bens seriam -
obrigatoriamente - relacionados um por um, e descritos o mais detalhadamente
possível:
marca; tipo; número
de fabricação; cor; tipo de estrutura, se envernizada, pintada ou niquelada; se
de madeira ou aço; se estofado e quantidade de gavetas (no caso de móveis);
número de motor e chassis (no caso de veículos e máquinas ), etc.
Exemplos de
descrições detalhadas:
1 mesa de madeira
envernizada, cor marrom, com 3 gavetas, puxadores de ferro, estrutura e pés de
metal branco.
1 máquina eletrônica
de escrever Olivetti, tipo Línea C, no de fabricação 87908794-12 M , cor cinza.
1 linha telefônica 3832-3284.
1 automóvel sedam,
marca Renault, tipo Logan, ano 2013, 4 portas, cor azul, motor a gasolina nº MA
7778954C2, chassis 9813MOD50, placa JAA 3311.
1 cadeira com
estofamento preto e estrutura de ferro pintada da mesma cor, fixa.
1 computador marca
CIB, 233 Mhz, memória ran de 6 gb, hd 600 gb, cdroom 24 vezes, com monitor
colorido de 15", teclado e mouse..
04) Na medida em que
o levantamento for sendo efetuado, os bens poderão ser, simultaneamente,
identificados com plaquetas de metal, ou etiqueta adesiva de papel durável.
05) Terminado o
levantamento físico, será ele comparado com o livro ou fichas de registro
patrimonial porventura existentes, e/ou com o livro Razão, para:
a) colocação
dos respectivos valores históricos e data de aquisição;
b)
constatação dos bens porventura desaparecidos:
c) constatação dos bens porventura não
contabilizados.
06) Os bens não
registrados nos controles existentes serão valorizados mediante consulta aos
livros contábeis ou arquivo de notas fiscais. Já aqueles registrados no livro
ou fichas de registro patrimonial e/ou na contabilidade que não forem
encontrados, serão baixados dos controles e da contabilidade mediante
concordância escrita do Conselho Fiscal, "ad-referendum" da
assembléia geral. Por fim, os bens cujos valores não foram localizados, serão
então avaliados para futura apreciação do Conselho Fiscal, e da Assembléia Geral.
07) O processo de
avaliação, dar-se-á da seguinte forma:
- quanto aos
móveis, máquinas de escritório, equipamentos de informática, equipamento
médico-odontológico, etc., seus valores médios aproximados serão obtidos mediante
consulta ao mercado de usados;
-
os valores dos veículos usados serão conseguidos mediante consulta às publicações
especializadas;
-
já os imóveis terão sua avaliação feita por empresa ou profissional especializado
e de reconhecida competência e confiabilidade (Caixa Econômica Federal, engenheiros,
arquitetos, etc.).
08) O levantamento
físico que mencionamos será feito por sala, departamento, bairro, distrito ou
cidade e estado da localização dos bens, repetimos um por um, para que, posteriormente,
sejam elaboradas as respectivas cautelas de carga patrimonial, a serem firmadas
pelos responsáveis pelas áreas e regiões onde se encontrem e estejam servindo.
09) Após a aprovação
pela Diretoria e Conselho Fiscal, o levantamento será encaminhado à
contabilidade para sua inclusão em controle informatizado, e feitura dos lançamentos
de acerto, mediante ata de reunião da Diretoria mencionando o Parecer do Conselho
Fiscal e registrada em Cartório. A partir desse momento, nenhum bem patrimonial
poderá ser transferido de local ou emprestado a terceiros sem a prévia anuência
do responsável dali e imediata comunicação ao setor de controle patrimonial,
para elaboração do documento de transferência e alteração de cautelas, bem
como, os indispensáveis lançamentos no controle informatizado. Claro que,
empréstimos de bens patrimoniais à terceiros somente poderão ocorrer com
autorização prévia da direção da entidade.
10) Serão feitas Cautelas
para responsabilizar cada local e ou pessoa usuária pela guarda e zelo
sobre de cada bem da entidade.
11) Os originais das
Notas Fiscais de aquisição de bens patrimoniais e documentos que capearem sua
venda ou baixa, deverão ser arquivados em pasta própria, sendo seus lançamentos
contábeis nelas também baseados, mas, no arquivo contábil ficarão somente as
cópias de tais documentos.
Zé Augusto
Asteca Contabilidade, Assessoria e Consultoria
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