Os gastos com viagens a serviço da entidade poderão ser indenizados ao viajante das seguintes maneiras:
Sistema de Indenização Direta de Gastos
Um sistema é o da entidade indenizar ao viajante os gastos da viagem, mediante a apresentação por este, após o regresso, de uma Prestação de Contas acompanhada das notas fiscais e recibos respectivos.
Neste caso, não serão aceitos cupons de máquinas registradoras que não descriminem os gastos, nem notas fiscais simplificadas, porque a legislação do imposto de renda veda a contabilização de tais comprovantes por Pessoa Jurídica. É bom salientar, todavia, que podem ser admitidos comprovantes nessas condições se pouquíssimos e de baixíssimos valores, ou seja, se constituírem exceção mesmo no Relatório. É importante salientar que comprovantes de gastos de pessoa jurídica só podem ser contabilizados se constarem as compras de mercadorias ou de serviços devidamente discriminados.
Os gastos com metrô, trem e ônibus urbanos não requerem comprovante. Mas os com taxi sim, porquanto, sendo de autônomos ou de empresa eles fornecem recibos.
Notas Fiscais discriminadas apenas como "despesas" ou expressões do gênero também não podem ser aceitas por não especificar o gasto. Eles necessitam ser descritos no corpo da nota de forma tal a identificar com clareza para qualquer um a mercadoria adquirida ou o serviço prestado. Além disso, o viajante deverá exigir do vendedor que ele passe recibo na nota fiscal, acusando seu pagamento, caso a nota contenha a expressão "não vale como recibo".
Explicando melhor, dizemos que a nota fiscal num primeiro momento só comprova uma transação de compra e venda de mercadorias ou de serviços. Alguém comprou e alguém vendeu, mais nada. Num segundo momento é preciso esclarecer a natureza da transação: se ela foi uma venda à vista, ou se, tratou-se de uma venda para ser paga numa ocasião posterior, ou seja, à prazo. Caso a nota fiscal contenha a expressão antes mencionada, para que ela, alem da compra e venda, esclareça também a natureza da transação será necessário que seja passado recibo nela própria ou em documento a ela anexo e que a ela faça referência para que esteja comprovado tratar-se de uma transação à vista. Não existindo recibo, trata-se de venda à prazo pois isso, certamente, nela será discriminado.
Com antecedência mínima de 72 horas, o viajante apresentará à Secretaria de Finanças a RAV - Requisição de Adiantamento para Viagem (anexo 6), para que possa receber em tempo hábil as passagens, dinheiro, reserva de hotel, veículo (se for o caso), etc. destinados a sua viagem.
No regresso, até passadas 72 horas no máximo de sua chegada, ele apresentará sua Prestação de Contas, com os comprovantes respectivos anexados. Se não o fizer o viajante ficará sujeito ao desconto em seus vencimentos dos valores porventura não comprovados. Em se tratando de viagem de funcionário ou prestador de serviço da entidade tanto as requisições de diárias ou adiantamento de numerário, quanto o Relatório de Viagem, serão previamente autorizados pelo Diretor da entidade responsável pela área a qual eles estiverem vinculados.
Relatório de Viagem
Consideramos o Relatório um capítulo a parte nessa história de viagem. Todo mundo sabe que nas viagens, por vezes, ocorrem deslizes de mordomias e outros. Por isso mesmo, manda a transparência, o controle e a boa ética na política, que o viajante incorpore à prestação de contas um relato sucinto de suas andanças, transmitindo os resultados dela decorrentes, sejam positivos ou não. Assim, o Relatório de Viagens objeto do anexo 7 mostrará para diretoria e associados da entidade, natureza e volume dos gastos de viagem e as tarefas realizadas.
No caso de surgirem necessidades de gastos além daqueles normalmente previstos em qualquer viagem, se autorizado pela direção o viajante poderá realizá-los, porém, seja em regime de diárias ou de reembolso de despesas, deverão ser anexadas as notas fiscais correspondentes a tais despesas extraordinárias. E no Relatório o viajante acusará o fato e o justificará.
Finalmente, recomenda-se que a prestação de contas das viagens, seja em regime de diárias ou de reembolso de despesas mediante comprovantes, deva ocorrer, no mais tardar, 72 horas após o regresso do viajante. Em princípio, o valor não prestado contas no prazo adrede estabelecido deve ser cobrado do viajante. Além disso, quando alguém não prestar contas de uma viagem, não deveria estar habilitado a receber novo adiantamento de numerário da entidade, independentemente da finalidade, até que a mencionada Prestação de Contas venha a ocorrer.
Zé Augusto
Asteca Contabilidade, Assessoria e Consultoria
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