Existe uma muito antiga prática de fazer prestação de contas financeira, mas não fazer Prestação de Contas das Atividades Políticas. As diretorias que, porventura, apresentam relatórios à assembléia geral, intitulados de prestação de contas, os circunscrevem às estatísticas: quantos ofícios remetidos, quantos processos na Justiça, quantos cortes de cabelos realizados durante o ano que passou, etc.
Junto com a
imprescindível prestação de contas financeira, é também imperioso relatar as
atividades sindicais da direção, até para que os associados possam entender
melhor a aplicação da contribuição financeira que fizeram à entidade no
exercício que estiver sendo apreciado. Sem a política, a discussão sobre
finanças não passa de um exercício de aritmética. Precisamos aprender e
praticar a relação existente entre receitas, gastos (despesas operacionais,
aquisição de bens patrimoniais, empréstimos a entidades co-irmãs, etc.) e
atividades políticas. Com base num relatório político previamente apreciado,
demonstrando os acertos e erros cometidos, as vitórias e derrotas acontecidas e
seu porque, os associados poderão melhor avaliar da justeza – ou não – do
movimento financeiro apresentado.
As conquistas do sindicato são o “lucro” propiciado pelos gastos !
A diretoria tem a necessidade e o dever de saber e informar. Os trabalhadores
tem o direito de conhecer e entender!
Não existe em lei, nem deveria existir,
data limite determinada para apresentação das contas. Por isso, em prazo a ser
fixado nos estatutos sociais (sugerimos até 1º de dezembro do exercício
seguinte), a entidade prestará contas anualmente aos seus associados, sobre as
atividades políticas e administrativas, suas receitas e despesas, e modificações
patrimoniais ocorridos no ano anterior, através de uma Assembléia Geral
Ordinária que, por ser ordinária é específica para tratar deste assunto, não
podendo, portanto, comportar em sua ordem do dia temas alheios a questão.
A Assembléia Geral Ordinária deverá ser convocada em jornal de
maior circulação na base territorial da entidade, com antecedência mínima de 3
dias da data na qual se pretende apresentar a prestação de contas, devendo suas
decisões serem tomadas através de voto secreto, salvo disposição em contrário
constantes do estatuto social, ou aprovada pela maioria presente ao evento. Em
primeira convocação só terão validade as deliberações se presentes metade mais
um dos associados quites e com direito a voto; em segunda convocação, para
acontecer duas horas após a primeira, as decisões serão validas com qualquer
número de associados presentes. Tudo isso, insistimos, deveria constar
claramente dos Estatutos sociais.
Nela, a Diretoria
apresentaria um Relatório de Atividades referente ao exercício em apreciação,
onde abordaria as ações política e administrativa desenvolvidas. Apresentaria,
ainda, aos associados presentes, uma Prestação de Contas consubstanciada nos
seguintes documentos: Balanço Patrimonial Comparado, Demonstrativo de Superávit
ou Déficit, Demonstração das Mutações do Patrimônio Social, Demonstração das
Origens e Aplicação de Recursos, Demonstrativo da Aplicação da Contribuição
Sindical (em se tratando de sindicato), Demonstrativo da Conciliação dos Saldos
Bancários, Notas Explicativas e Fluxo de Caixa. Poderia, e em nossa opinião
deveria, ainda, apresentar uma Análise de Balanço.
Dado a forma de
exibir os dados do Balanço Patrimonial Comparado e dos Demonstrativos que o
acompanham ser assaz complexa, construída para entendidos e quase nada para
leigos, sugerimos que a Direção da entidade leve para essa assembléia, além do
Balanço Patrimonial Comparado e dos Demonstrativos que o acompanham relatados
no período anterior, um Resumo da Receita arrecadada e da Despesa realizada no
exercício em apreciação. Ele demonstraria em linguagem mais acessível a pessoas
não versadas em contabilidade, as Receitas distribuídas por suas diversos
origens, e as Despesas evidenciadas por departamentos e eventos importantes. Em
caso de haver ocorrido superávit no exercício tal Resumo mostraria onde foi
aplicado, e, tendo ocorrido déficit, de onde surgiram os recursos financeiros
que o cobriram, permitindo a entidade funcionar o ano inteiro apesar dele.
É preciso ter claro
que, as receitas e despesas se referem exclusivamente ao que foi arrecadado no
exercício em apreciação e ao que nele foi gasto. Valores oriundos de
empréstimos ou de reservas bancárias constituídas em exercícios anteriores não
podem ser consideradas como receitas do ano que está sendo analisado, assim
como, despesas realizadas em ano anterior ou gastos pagos ou não no exercício
para serem consumidos no exercício seguinte, também não podem ser considerados
como despesas do exercício em análise. Um exemplo de gastos para o exercício
seguinte: quando se faz a assinatura de uma publicação por, suponhamos, 12
meses, os números dela que forem entregues à entidade apartir de janeiro do ano
seguinte, serão considerados despesas desse exercício e não do ano no qual a
assinatura foi paga.
Em nosso entendimento o processo de prestação de contas deve
ser mais extenso no tempo e conjugado com o do orçamento participativo. Como o
“uso do cachimbo faz a boca torta” a safra de dirigentes sindicais pós 1978
absorveu o processo utilizado até o final da ditadura militar de 64, de “enfiar
goela abaixo” dos associados presentes na assembléia uma prestação de contas
financeira e, no máximo, estatísticas dos feitos administrativos , esquecendo a
imperiosa necessidade de proceder na ocasião, uma avaliação política do ano em
questão e mostrar as perspectivas da ação para o exercício seguinte.
Quando se tratar de
entidade de âmbito regional, cuja base territorial abranja diversos municípios
ou localidades, é imperioso realizar assembleia geral ordinária de prestação de
contas e de previsão orçamentária simultâneas em cada local de concentração de
associados, no sentido de, além de demonstrar um nível maior de transparência
para todos, envolver a maioria de associados na construção permanente de uma
entidade cada vez maior, séria, e comprometida com suas propostas políticas e
sindicais, visando construir uma nação e um mundo melhor para os trabalhadores.
Lembramos que, nas assembleias
destinadas às providências de construção da campanha salarial, seja a de
organização da pauta, sejam aquelas de apreciação das propostas patronais,
todos o trabalhadores da categoria tem o direito de participar e de votar e ser
votado para o exercício das tarefas daí decorrentes. Mas, nos eventos
destinados a apreciar as questões internas da organização sindical, eleição de
diretoria, previsão orçamentaria e prestação de contas, por exemplo, somente os
associados quites com suas obrigações sociais poderão delas participar na
plenitude de seus direitos sóciais.
Ofereceremos, a seguir, alguns modelos
de edital de convocação, parecer de conselho fiscal, e atas:
Edital de Convocação
O
Presidente do Sindicato dos Trabalhadores da Cidade de São Paulo (ou entidade
tal), no uso das atribuições que lhe conferem os estatutos sociais e a
legislação em vigor, convoca os associados quites e em condições de votar, para
participarem da Assembléia Geral
Ordinária a ser realizada no dia 1º de dezembro de 200Y, às 16 horas em
primeira convocação com o quórum de metade mais um dos associados, ou às 18
horas, em segunda e última convocação, com qualquer número de associados
presentes, na sede social sita à rua 1o de maio nº. 621, nesta Cidade, para
deliberarem sobre as seguintes matérias da ordem do dia:
1 - leitura e
aprovação da ata da assembléia anterior;
2 - leitura e
aprovação do Relatório da Diretoria correspondente ao exercício de 200X;
3 - leitura e votação
por escrutínio secreto das peças que compõem a Prestação de Contas do exercício
de 200X, instruídas com o Parecer do Conselho Fiscal.
São Paulo, 26 de
novembro de 200Y.
José Francisco de
Oliveira
Presidente
Modelo de Ata de Reunião Anual do Conselho Fiscal
Aos vinte dias do mês de novembro do ano de dois mil e tal, às
treze horas, reuniu-se na sede da entidade à rua primeiro de maio número. seiscentos
e vinte e um, nesta Cidade, o Conselho Fiscal do Sindicato Único dos
Trabalhadores da Cidade de São Paulo para apreciar a seguinte ordem do dia: Análise da Prestação de Contas do Sindicato
referente ao exercício de dois mil e tal. Iniciando os trabalhos, o
companheiro Clementino Dalmácio Santiago distribuiu os documentos, extratos
bancários, livros contábeis, Balancetes de Verificação e Balanços Patrimonial e
Financeiro, além dos demais demonstrativos que compõem a Prestação de Contas,
para exame dos Conselheiros. Findo o exame detido de toda a documentação
contábil apresentada, este Conselho Fiscal decidiu aprovar (ou rejeitar no todo
ou parcialmente) as contas relativas ao
exercício de dois mil e tanto, e, em
consequência, emitir o respectivo Parecer para ser encaminhado à Assembléia
Geral. Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião e por mim, Carlos
Danielle, lavrada a presente ata que vai assinada por todos os Conselheiros
presentes.
Clementino Dalmácio
Santiago
Presidente
Carlos Danielle
Secretário
João Massena Melo
Conselheiro
Modelo de Ata de Reunião Mensal
do Conselho Fiscal
Aos trinta dias do mês de junho do ano de dois mil e tanto, às
treze horas, reuniu-se na sede da entidade à rua primeiro de maio no.
seiscentos e vinte e um, nesta Cidade, o Conselho Fiscal do Sindicato Único dos
Trabalhadores da Cidade de Recife, para apreciar a seguinte ordem do dia: Análise das contas do Sindicato referente
ao mês de outubro do ano de dois mil e tanto. Iniciando os trabalhos, o
companheiro Kleber Massena de Andrade distribuiu o Boletim de Caixa respectivo,
acompanhado de toda a documentação contábil e extratos bancários, para exame
dos Conselheiros. Findo o exame detido das contas apresentadas, este Conselho
Fiscal decidiu aprová-las (ou rejeitá-las no todo ou parcialmente). Nada mais
havendo a tratar, foi encerrada a reunião e por mim, José dos Santos, lavrada a presente ata que
vai assinada por todos os Conselheiros presentes.
Kleber Massena de
Andrade
Presidente
José dos Santos
Secretário
Aldemar Neves
Modelo de
Parecer do Conselho Fiscal
Os abaixo assinados, membros do Conselho Fiscal do Sindicato Único
dos Trabalhadores da Cidade do Rio de Janeiro, legalmente investidos em suas
funções, nos termos dos Estatutos Sociais e do parágrafo segundo do artigo
quinhentos e vinte e dois da Consolidação das Leis do Trabalho, tendo
examinado, minuciosamente, as peças relativas Balanço Patrimonial Comparado,
Demonstrativo de Superávit ou Déficit, e Demonstrativo da Aplicação da
Contribuição Sindical, e demais Demonstrativos que acompanham o Balanço
Patrimonial Comparado, relativas ao exercício de dois mil e tanto, na
desincumbência de suas atribuições, declaram que as mesmas tecnicamente estão
corretas e atendem às disposições legais, emitindo, consequentemente, parecer
favorável a que sejam aprovadas pela Assembléia Geral Ordinária.
Rio de Janeiro, 26
de novembro de 200Y.
Carlos Telles
Menezes
Presidente
Pedro Pomar
Secretário
Caetano Magalhães
Conselheiro
Modelo da Ata da Assembléia Geral
Ordinária
Ao primeiro dia do mês de dezembro do ano de dois mil e tanto, às
dezoito horas, foi realizada na sede social do Sindicato dos Trabalhadores da
Cidade de Porto Alegre, sita à rua 1o de maio 621, nesta Cidade, a Assembléia
Geral Ordinária de Prestação de Contas para deliberar sobre a seguinte ordem do
dia: 1) leitura e aprovação da ata da assembléia anterior; 2) leitura e
aprovação do Relatório da Diretoria correspondente ao exercício de 200X; 3)
leitura e votação por escrutínio secreto das peças que compõem o Balanço
Financeiro do exercício de 200X, instruídas com o parecer do Conselho Fiscal.
Iniciando os trabalhos, o Presidente da Entidade convidou o Presidente do
Conselho Fiscal para assumir a direção dos trabalhos. Em seguida, o Presidente
do Conselho Fiscal determinou a leitura da ata da assembléia anterior, finda a
qual, foi ela aprovada por unanimidade pelos associados presentes. Passou-se,
então, à leitura do Relatório da Diretoria, a qual foi feita pelo Secretário
Geral da Entidade. Esse relatório apresentou de forma crítica e autocrítica as
atividades políticas e sindicais da Diretoria no exercício em exame. Diversos
oradores fizeram uso da palavra em apoio e aprofundamento do relato da direção.
Encerrada a discussão foi colocado em votação, sendo o Relatório da Diretoria
aprovado por unanimidade. Foi, em seguida, passada a palavra ao Contador da
Entidade para fazer a leitura das peças que compõem a Prestação de Contas do
exercício de 200X. Terminada a leitura foram feitas diversas indagações de
esclarecimentos por associados presentes. Ao final dos esclarecimentos e
debates, a Prestação de Contas foi votada através de escrutínio secreto, sendo
aprovada (ou rejeitada no todo ou parcialmente) por 57 votos, sendo 6
contrários e 2 abstenções. Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a
assembléia e lavrada a respectiva ata por mim, Fulano de Tal, que secretariou
os trabalhos, e vai assinada por todos os componentes da mesa diretora.
Constitui parte integrante desta ata a Lista de Associados Presentes.
João Antônio Mesple
Presidente
Agostinho de
Oliveira
Secretário
A publicação do
Balanço na imprensa não é legalmente obrigatória. Todavia, etendemos que as entidades
deveriam publicar em seus boletins um resumo do Balanço Patrimonial comparado e
do Demonstrativo de Superávit ou Déficit, fazendo constar tal obrigação de seus
estatutos sociais. Vendo tais peças os associados que se interessassem em
conhecer maiores detalhes das contas, poderiam procurar a Área de Finanças da
entidade e marcar com o diretor responsável dia e hora para examinar livros e
documentos contábeis. Ou então, publicar, apenas, o Resumo de Receitas e
Despesas apresentado na assembleia e por nós mencionado em páginas anteriores.
Vale dizer que,
apesar da direção ser obrigada a colocar tais peças à disposição do associado
para exame, deve fazê-lo, porém, em determinados horário e data, e no interior
da sede. Salvo para processo de contabilização quando terceirizado ou
requisição da autoridade competente, os livros e documentos não podem sair da
sede, nem deles serem feitas cópias por terceiros, nem mesmo pelos membros do
Conselho Fiscal. A guarda deles é da competência e responsabilidade do diretor
responsável estatutariamente pela área de finanças. Saliantamos que a
documentação e livros contábeis não pertencem a este ou aquele dirigente, mas,
é propriedade da entidade e, como tal, deve ser rigorosamente zelado e
guardado.
Arquivamento
Recomendamos
que os processos de aprovação da Prestação de Contas e da Previsão
Orçamentária, sejam arquivados – separadamente - assim:
a) exemplar da
publicação do Edital de Convocação da assembléia em jornal de grande
circulação;
b) cópia da ata de
aprovação da prestação de contas ou da previsão orçamentária, registrada
c) cópia integral das
peças componentes da prestação de contas ou da previsão orçamentária;
d) no caso da
previsão orçamentária, cópia da publicação do “RESUMO” em jornal de grande
circulação;
e) cópias dos
respectivos Pareceres do Conselho Fiscal, tanto da Prestação de Contas quanto
da Previsão Orçamentária;
f) constituir uma
pasta própria por ano para arquivar documentos da Prestação de Contas e outra
para documentos da Previsão Orçamentária;
g) ou, digitalizar os
documentos da Prestação de Contas de um lado, e da Previsão Orçamentária de
outro, e depositá-los em arquivo digital.
Observamos que,
embora não existindo obrigatoriedade legal para a publicação das peças da
Prestação de Contas ou resumo delas, recomendamos que as entidades publiquem em
seus boletins um resumo da Demonstração de Superávit ou Déficit.
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