Devido a necessidade de rigoroso controle contábil
sobre as verbas oriundas da Contribuição Sindical, sugerimos que os
companheiros abram duas contas correntes bancárias: uma
para depósitos de recursos da Contribuição Sindical e
outra para depósitos de Rendas Próprias.
Na conta bancária destinada a Arrecadação Sindical não podem ser efetuados depósitos de
dinheiro proveniente de Rendas Próprias.
Por conta da Contribuição Sindical só podem ser
pagas despesas relativas aos seguintes:
- Gastos com Serviço Médico, Dentário e Jurídico (salários, encargos sociais, honorários, medicamentos, despesas judiciárias, materiais diversos, transporte, alimentação, etc).
- Gastos com Assistência Hospitalar e Serviços Clínicos.
- Gastos com Colônia de Férias (salários, encargos sociais, alimentação, bebidas e refrigerantes, materiais, luz, força e água, materiais de limpeza,etc).
- Gastos com finalidades esportivas e sociais.
- Auxílio Maternidade e Funeral.
- Estabelecimento de Ensino, inclusive de ensino profissional.
- Cooperativa de Crédito e de Consumo.
- Biblioteca.
Vale dizer, que as despesas administrativas e outras que não as relacionadas acima, não podem ser pagas com
recursos da Contribuição Sindical.
Entendemos que a existência de muitas contas
bancárias no Sindicato, não é conveniente porque aumenta os serviços com seu
controle, e os torna mais difíceis. Entretanto, são indispensáveis as seguintes
contas:
- Conta para Contribuição Sindical.
- Conta para Contribuição Assistencial.
- Conta para Mensalidades, Reembolso de Despesas Assistenciais, Taxa de Homologação, e outras rendas próprias.
- Conta de Aplicação Financeira para depositar Contribuição Sindical.
- Conta de Aplicação Financeira para depositar Rendas Próprias.
Não é conveniente a manutenção de altos saldos nas
contas bancárias de movimento. A Tesouraria deve fazer, mensalmente, um fluxo
de caixa semanal, para prever com razoável antecedência sua receita e seus
compromissos para o período, e, consequentemente, disponibilidades ou déficits.
Assim, poderá colocar em conta de aolicação com retorno imediato os excedentes
momentâneos, a fim de obter rendimentos que neutralizem, pelo menos em parte,
os efeitos da inflação.
Mensalmente, deve o Caixa do Sindicato providenciar
a Conciliação dos Saldos Bancários,
para verificar se o saldo constante de seu controle confere com o saldo acusado
no extrato do banco. Isto significa preparar para o Tesoureiro e a
Contabilidade, um demonstrativo cujo esquema básico é o seguinte:
Saldo do controle interno no último dia e mês.
(+) Valor dos cheques emitidos no mês e não pagos
pelo Banco dentro do mês de sua emissão.
(-) Depósitos efetuados no mês porém só creditados
pelo Banco no mês seguinte.
(+) Créditos efetuados pelo Banco na conta do
Sindicato, em virtude de depósitos de contribuição sindical, assistencial,
mensalidade, etc., feitos diretamente por associados ou outras pessoas, sem
passar pelo Caixa do Sindicato.
(-) Despesas bancárias debitadas pelo Banco na
conta do Sindicato.
(+) Juros e Correção Monetária creditados em conta.
Etc, etc.
= Saldo da conta acusado no extrato bancário no
último dia do mês em causa.
As receitas recebidas
pelo Caixa da Entidade devem ser depositadas integral e diáriamente no Banco.
Cada depósito deve corresponder a um tipo determinado de receita. Ex: depósito
de mensalidade, depósito de taxa de homologação, depósito de reembolso de
despesas assistenciais, depósito de receita de colônia de férias, etc.
Com exceção da Sindical, todas as demais receitas
são consideradas Rendas Próprias.
Em virtude desses depósitos integrais e diários das
receitas, deve o Tesoureiro constituir um fundo rotativo em
dinheiro para fazer face às pequenas despesas e às urgências. O valor desse
fundo deve ter um teto fixo, e será constituido e renovado mediante cheque
nominal ao Caixa. Sempre que necessário, o Caixa fará a prestação de contas e o
imediato pedido de renovação pelo valor gasto, com o que o citado fundo se
reconstituirá com o valor original.
Todos os pagamentos em dinheiro devem ser
préviamente autorizados pelo Tesoureiro ou pelo Administrador do Sindicato.
Eles devem se restringir às despesas de valor inferior à ½ salário mínimo ou às
urgências.
Normalmente, todos os pagamentos devem ser feitos em cheque,
ou ordem bancária nominais ao credor,
com exceção dos valores insignificantes para os quais não compense emitir
cheques ou ordens, isto, para maior controle e segurança.
Deve ser feito a cópia-cheque para
todo cheque ou ordens emitidos. Esse formulário tanto pode ser impresso com o
timbre do Sindicato, quanto adquirido em alguma papelaria.
O Presidente e o Tesoureiro devem,
obrigatóriamente, visar toda cópia-cheque, na ocasião da assinatura dos cheques
e ordens.
Para melhor controle contábil dos diversos centros
de custeio do Sindicato, será necessário fazer uma folha de pagamento, uma guia
de INSS, uma guia de FGTS e uma de PIS, para cada setor da Entidade:
- Pessoal administrativo
- Pessoal do Serviço Médico
- Pessoal do Serviço Dentário
- Pessoal do Serviço Jurídico
- Pessoal da Colônia de Férias
- Pessoal do Refeitório ou Bar
O Conselho Fiscal deve examinar os boletins de
caixa da Tesouraria e respectiva documentação pelo menos quinzenalmente,
conferindo os valores existentes em cofre na ocasião (dinheiro, cheques,
vales), isto, antes mesmo que sejam enviados à contabilidade.
Os boletins de caixa enviados à contabilidade, têm
que ser acompanhados dos comprovantes relativos a todas as importâncias nele
lançadas, com o número do documento (se houver), nome do credor ou devedor,
objeto da receita ou despesa, completamente legíveis.
Não pode haver pagamento sem comprovação hábil,
exceção feita aos gastos com táxi ou ônibus urbano.
Deve ser exigido sempre Nota Fiscal quando se
tratar de fornecimento de mercadorias ou prestação de serviços.
Mensalmente o Caixa enviará à contabilidade, os
extratos bancários completos e conferidos, bem como, uma cópia do Demonstrativo
da Conciliação dos Saldos Bancários.
No boletim de caixa e no próprio documento deverá ser
claramente identificado o setor do Sindicato a que a despesa se refere (se
Administração, se Serviço Médico, se Colônia de Férias, etc), a fim de que a
contabilidade possa lançar na conta certa.
José Augusto Azeredo
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