Algumas sugestões para a administração de sua entidade

Sempre defendemos e insistimos, ao longo dos últimos 36 anos, que as entidades sindicais de trabalhadores mais as entidades do movimento popular se armassem, de forma sempre crescente e o mais rápida possível, das últimas novidades na ciência e na tecnologia, para reforçar e modernizar sua área administrativa, financeira e contábil.

De cerca de um ano para cá isto tornou-s da maior importância. O Golpe que afastou Dilma Roussef da Presidência da República colocou em seu lugar um time de pessoas suspeitas de atos não condizentes com a moral pública, e, muito pior ainda, portadoras de convicções filosóficas e políticas de Direita que estão agindo para destruir tudo aquilo de reforço da área social construída nos úlimos quatorze anos e, de quebra, destruir a Consolidação das Leis do Trabalho fazendo o Brasil retornar ao início do século XX, seja no direito trabalhista seja na liberdade sindical.

Na área do Serviço Público, a MP que autoriza um chefete qualquer colocar em disponibilidade por 6 longos anos um servidor, independentemente de sua competência profissional, de sua qualidade moral, de seu estado de saúde ou da idade, além de ser, em si mesma, uma monstruosidade contra o ser humano, servirá, principalmente, para atingir as lideranças sindicais mais ativas do funcionalismo.

Diante de tudo isso, as entidades sindicais de trabalhadores, sejam da área privada sejam do serviço público precisam colocar-se a altura dos acontecimentos, seja preparando sua área administrativa para o embate que promete seu duro e muito sujo, seja para o enfrentamento político que vem por aí.

A seguir, transmito aos companheiros, algumas sugestões para colocarem seus procedimentos administrativos e financeiros em condições de enfrentar, exitosamente, o embate que se avizinha.

E mais, aproveitem a ocasião para verificar se sua assessoria contábil estará apta a oferecer orientações à entidade que ajudem blindá-la contra o avanço do retrocesso.

Fluxo de Caixa

Está se tornando cada vez mais necessário as entidades sindicais usarem ferramental de administração mais moderno possível. Isto porque, as mudanças que estão acontecendo na sociedade em geral, e no mundo do trabalho em particular, impõem a prática do planejamento das ações, da fidelidade e transparência dos controles administrativos e contábeis, mais um processo de discussão e aprovação do orçamento que envolva nele a participação, senão da totalidade, pelo menos da maioria dos associados. As mudanças que estão se dando na legislação sindical e do chamado terceiro setor, e as que ainda virão por aí, tornam, crescentemente, a organização como questão política antes que técnica, e a arrecadação como conseqüência da ação política, da transparência e da competência que as entidades venham demonstrar no cotidiano.

Nesse sentido, vejamos um exemplo simples de como se usar o Fluxo de Caixa, método que possibilita conhecer no futuro a situação financeira da entidade, e assim, dispor das condições necessárias para melhor programar suas ações, suas compras, sabendo quando, do ponto de vista financeiro, as decisões terão condições de serem postas em prática. E ainda, sabendo de antemão da possibilidade de ocorrência de dificuldades de caixa mais tarde, poder preparar-se com antecedência para fazer face a elas.

O modelo mostra uma simulação de previsão de receitas e despesas por um período de 4 meses, com as colunas destinadas ao registro dos valores posteriormente realizados. Contudo, isto não quer dizer que não possam ser elaborados fluxos de caixa abrangendo períodos mais longos como 6 ou 12 meses. Comparando a ambos, previsto e realizado, teremos meios de aperfeiçoarem das previsões seguintes. E, na hora de elaborar o Orçamento Participativo, o Fluxo de Caixa oferecerá os subsídios necessários, além de mostrar-se um instrumento adequando de acompanhamento da Previsão Orçamentária Participativa anual. 

Comprovação de Pagamentos

A comprovação dos gastos da entidade será feita mediante documento hábil. Compras de mercadorias ou serviços prestados por pessoa jurídica serão comprovados com nota fiscal, conforme manda a lei, não sendo admitidos outros comprovantes sem validade legal, tais como, pedido, orçamento, comanda, etc. Em caso de extravio o diretor ou funcionário ficará responsável para obter outro documento legal ou reembolsar a entidade o valor não legalmente comprovado.

Os lançamentos tanto nos Boletins Bancário ou de Caixa como nos livros Diário e Razão só terão validade se forem feitos à vista de um documento hábil que os comprovem. E, para tanto, não podem ser utilizadas cópias xerox ou segundas vias dele. E, somente serão considerados válidos perante a legislação em vigor e a transparência frente os associados lançamentos feitos com cópias xerox, em se tratando de guias de INSS, de FGTS, dos DARF's referentes a recolhimento de Imposto de Renda na Fonte ou PIS, e ainda, dos documentos das Prefeituras que tratem do recolhimento de ISS. Os quais, deverão ser obrigatoriamente arquivados em pastas próprias. Também poderão ser contabilizados mediante cópias xerox, as contas de telefone, de luz, de água, de aluguel e de IPTU, desde que, igualmente, tenham seus originais disponíveis em pastas próprias.

Recibos

Os recibos devem ser redigidos da forma mais clara possível, detalhando ao máximo o serviço realizado ou o bem adquirido, dele constando a identificação do beneficiário, no mínimo, com o nome legível e completo, endereço, número de RG e respectivo CPF, e o registro no INSS

Quando se tratar de pagamento feito a prestadores autônomos de serviços, será descontado o imposto de renda na fonte se o valor superar a isenção constante da respectiva Tabela. E ainda, o ISS se a lei do município não lhe der isenção ou estabelecer o pagamento por estimativa anual (no caso do município de São Paulo o desconto só será feito se o prestador de serviços não for inscrito na Prefeitura Municipal). Além disso, sobre o valor pago ao autônomo deverá ser recolhido às expensas da entidade 20% para o INSS, e descontado dele 11% de contribuição previdenciária.

Notas Fiscais

Segundo o Regulamento do Imposto de Renda - RIR - e a necessidade de maior transparência nas prestações de contas, as pessoas jurídicas só podem contabilizar notas fiscais discriminadas que são aquelas que relatam os serviços feitos ou mercadorias adquiridas, e contenham o nome do fornecedor, seu CNPJ, inscrição estadual (se não isento), e endereço. E ainda, o nome do adquirente, seu endereço e CNPJ ou CPF. Assim, as notas fiscais simplificadas e os cupons de máquinas registradoras que não discriminem os gastos realizados, nem contenham a identificação do adquirente, não serão aceitos porque a Fiscalização os rejeita. A utilização dessas notas genéricas na contabilidade pode levar até a suspensão da imunidade tributária. Além disso, a transparência e a democracia internas exigem que o associado possa facilmente vislumbrar no documento qual foi o gasto que ele acoberta.

Devido a grande maioria das notas fiscais conterem a expressão não vale como recibo será exigido sempre, quando se tratar de transação à vista, que o fornecedor de bens ou serviços emita um recibo correspondente aquela nota declarando explicitamente seu pagamento, aponha quitação mecânica, ou aplique sobre a nota um carimbo com os dizeres "Recebido em __/__/__" e assine sobre ele consumando a quitação. Uma nota que contenha tal expressão mas desacompanhada de recibo, autenticação mecânica ou sem o carimbo de quitação antes mencionados, comprova apenas que a compra foi feita mas não o pagamento. Por conseqüência não está habilitada legalmente para comprovar saída de caixa, somente a aquisição da mercadoria ou serviço.

Por outro lado, é importante fazer constar das notas fiscais relativas a peças, combustível ou manutenção dos veículos, o respectivo número da placa e a quilometragem registrada no odômetro, na hora da compra de peças ou reparo, ou do abastecimento do veículo.

É comum certas empresas oferecerem recibo ao comprador ao invés de nota fiscal para, com isso, sonegarem impostos. Acontece que, aceitando, a entidade ficará sujeita a suspensão da imunidade por colaborar, mesmo involuntariamente, para que terceiros pratiquem sonegação. Transações com mercadorias ou serviços realizadas com gráficas, oficinas mecânicas, estacionamentos, hotéis, restaurantes, lanchonetes, bares, hospitais, clínicas médicas, oficinas de eletricidade, borracheiros, etc., têm que ser – obrigatoriamente – acobertadas com nota fiscal, e a entidade não tem porque facilitar o empresariado sonegar impostos, e colocando sua organização de classe ou ong em risco. 

Não existe nenhum motivo para que o cidadão se acomode e facilite a sonegação de impostos que é muito prejudicial ao povo, especialmente aos mais pobres. Portanto, exigir sempre a nota fiscal é dever do cidadão e o melhor caminho; quando a empresa se disser isenta, pedir o número e data da Lei que a isenta, e verificar imediatamente com sua assessoria contábil.

E, no caso de recusa de emissão de nota fiscal por parte do vendedor de mercadorias ou serviço, deve o adquirente, não concluir a transação e oferecer denúncia à Repartição Pública competente.

Contas a Pagar e a Receber

Muito conveniente é instituir um controle para as contas a pagar e outro para as a receber, conforme podemos observar no (modelo anexo).

O controle das contas a pagar será montado agrupando os diferentes tipos de gastos da entidade e, dentro do grupo, em ordem cronológica, totalizando sempre o saldo da dívida existente em cada um deles.

Outro procedimento é, independentemente do tipo de despesa, colocar todos os compromissos em ordem cronológica.

Idêntico procedimento será adotado para as contas a receber, sendo as diferentes receitas diferenciadas por tipo, e dentro de cada grupo, figurarão em ordem cronológica, mostrando o controle, a exemplo do anterior, o saldo a receber da cada tipo de receita. Ou, como acima dissemos, em ordem cronológica independentemente de tipo de receita.

Identificação dos Gastos

Os gastos precisam ser lançados corretamente na contabilidade, ou seja, no departamento ou evento ao qual se destinou. Por isso, diretores e funcionários precisam escrever no verso dos comprovantes – ou em outro local desde que não prejudique a clara leitura de seus dados - a qual evento ou departamento se destinou aquele desembolso. E o órgão responsável pela finanças da entidade, fará constar tal informação também no histórico do Boletim Diário de Caixa.

Quando a nota fiscal se referir a almoços, lanches ou jantares coletivos, o diretor responsável por aquela despesa deverá escrever no verso do comprovante os nomes e entidades dos demais participantes.

Finalmente, o órgão responsável pelas finanças não poderá aceitar comprovantes onde o respectivo departamento ou evento nele não esteja identificado, nem comprovantes de refeições coletivas sem os nomes e entidades dos participantes.

Essas são, algumas medidas que, se adotadas, vão propiciar, sem dúvida, alguma, um avanço nos procedimentos administrativos deixando a entidade segura diante de qualquer Fiscalização ou Perícia.

José Augusto Azeredo