Data de publicação:12/06/2018
SUMÁRIO
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Neste trabalho iremos tratar sobre a obrigatoriedade e os procedimentos legais para o registro do empregado contratado para prestar serviço ao empregador.
O art. 41 da CLT determina que em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico.
O registro do empregado deverá ser efetuado a partir do momento em que o mesmo começa a prestar serviço, não sendo permitido ao empregador manter empregados em seu quadro sem registro mesmo que seja por um dia.
O art. 2º da Portaria MTE nº 41/07 estabelece que o registro de empregados, de que trata o art. 41 da CLT, conterá as seguintes informações:
a) nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;
b) número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
c) número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social (PIS) ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público (PASEP);
d) data de admissão;
e) cargo e função;
f) remuneração;
g) jornada de trabalho;
h) férias; e
i) acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.
O registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à numeração sequencial por estabelecimento.
Quando da entrada em vigor do eSocial, a Admissão de Trabalhador deverá ser informada nos eventos S-2190 - Admissão de Trabalhador - Registro Preliminar e S-2200 - Cadastramento Inicial e Admissão/Ingresso de Trabalhador, dentre outros.
Assim, o registro de empregados passará a ser feito por meio eletrônico.
Neste item, trataremos das informações de descrição de leiaute dos eventos a serem transmitidos, por ocasião da admissão de acordo com Manual de Orientação do eSocial (MOS), Versão 2.4. São eles:
I - S-2190 - Admissão de Trabalhador - Registro Preliminar
O evento S-2190 - Admissão de Trabalhador - Registro Preliminar é opcional, e pode ser utilizado quando não for possível enviar todas as informações do evento "S-2200 - Cadastramento Inicial e Admissão/Ingresso de Trabalhador" até o final do dia imediatamente anterior ao do início da respectiva prestação do serviço. Para tanto, deve ser informado: CNPJ/CPF do empregador, CPF do trabalhador, data de nascimento e data de admissão do empregado. É imprescindível o envio posterior do evento S-2200 para complementar as informações da admissão e regularizar o registro do empregado.
Poderá ser utilizado pelo empregador que admitir um empregado em situação em que não disponha de todas as informações necessárias ao envio do evento S-2200. Não se aplica ao ingresso de servidores estatutários independentemente do regime de previdência.
Deverá ser enviado até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço pelo trabalhador admitido. No caso de admissão de empregado na data do início da obrigatoriedade de envio dos eventos não periódicos ao eSocial, o prazo de envio da informação de admissão é o próprio dia da admissão.
A seguir, descrevemos algumas informações adicionais que devem ser observados caso a empresa opte pela transmissão do referido evento. São elas:
1. o evento não deve ser utilizado para os trabalhadores sem vínculo de emprego contratados com natureza permanente (avulsos, diretores não empregados, cooperados, estagiários, etc.), cuja informação inicial deve ser enviada através do evento específico S-2300 - Trabalhador Sem Vínculo Emprego/Estatutário - Início. Também não deve ser utilizado por órgãos públicos em relação aos trabalhadores estatutários;
2. o evento "S-2200 - Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso do Trabalhador" deve confirmar os dados deste evento. Em caso de mudança em qualquer um dos dados informados, a admissão não será confirmada;
3. não é permitido retificar este evento. Havendo necessidade, ele deverá ser excluído;
4. no caso da Admissão informada por este evento não se efetivar, o evento deverá ser excluído;
5. não é possível a exclusão de evento de admissão preliminar se já houver evento de admissão S-2200 referenciando esta mesma admissão. Neste caso é necessário excluir, primeiramente, o evento de admissão "definitivo" (S-2200), para, em seguida, excluir o evento de admissão "preliminar";
6. o contrato de trabalho do empregado tem validade desde a data da admissão informada neste evento;
7. não é permitido o envio do evento "S-1299 - Fechamento dos Eventos Periódicos", se não forem enviados os respectivos eventos "S-2200 - Cadastramento Inicial do Vínculo de Admissão/Ingresso do Trabalhador" para todos os eventos "S-2190 - Admissão de Trabalhador - Registro Preliminar" originalmente encaminhados, excetuada a situação de exclusão;
8. o evento S-2190 só se aplica ao tipo de admissão originária, não devendo ser utilizado em caso de sucessão trabalhista;
9. pode ser utilizado para um único contrato de trabalho entre um empregador e um trabalhador. No caso de mais de um contrato de trabalho, com a mesma data de admissão e mesmo trabalhador, deve ser registrado diretamente o evento "S-2200 - Cadastramento Inicial do Vínculo e - Admissão/Ingresso do Trabalhador";
10. No caso de admissão de empregado na data do início da obrigatoriedade do eSocial, o prazo de envio desse evento é o próprio dia da admissão;
11. este evento somente se aplica aos empregados/servidores contratados sob regime de trabalho da CLT.
II - S-2200 - Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
O evento S-2200 - Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador registra a admissão de empregado ou o ingresso de servidores estatutários, a partir da implantação do eSocial. Ele serve também para o cadastramento inicial de todos os vínculos ativos pela empresa/órgão público, no início da implantação, com seus dados cadastrais e contratuais atualiza-dos. As informações prestadas nesse evento servem de base para construção do "Registro de Eventos Trabalhistas" (RET), que será utilizado para validação dos eventos de folha de pagamento e demais eventos enviados posteriormente. Trata-se do primeiro evento relativo a um determinado vínculo - excetuada a situação prevista para o evento "S-2190 - Admissão de Trabalhador - Registro Preliminar", registrando as informações cadastrais e do contrato de trabalho. Deve ser enviado também quando o empregado é transferido de uma empresa do mesmo grupo econômico ou em decorrência de uma sucessão, fusão ou incorporação.
É obrigatório para todo empregador/contribuinte/órgão público que mantém vínculos trabalhistas, assim como as empresas de trabalho temporário (Lei nº 6.019/74), que possuam trabalhadores temporários. Os vínculos desligados antes da implantação do -eSocial não serão informados nesse evento e, deverá ser transmitido antes do envio de qualquer evento periódico ou não periódico relativo ao trabalhador e, ainda, conforme os seguintes prazos:
a) até o último dia do mês subsequente ao do início da obrigatoriedade de envio dos eventos não periódicos, para os vínculos iniciados até o último dia do mês anterior a essa obrigatoriedade ou antes do envio de qualquer outro evento relativo ao empregado;
b) até o dia imediatamente anterior ao do início da prestação dos serviços para os empregados admitidos a partir do dia seguinte ao início da obrigatoriedade de envio dos eventos não periódicos ao eSocial.
No caso de sucessão trabalhista, ou se o empregador fizer a opção de enviar as informações preliminares de admissão por meio do evento "S-2190 - Admissão do Trabalhador - Registro Preliminar", o prazo de envio do evento S-2200 é até o dia 7 do mês subsequente ao da sua ocorrência, antecipando-se este vencimento para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário, ou antes da transmissão de qualquer outro evento relativo a esse empregado.
c) no dia do início da prestação dos serviços para os empregados admitidos na data do início da obrigatoriedade de envio dos eventos não periódicos ao eSocial;
d) até o dia 7 do mês subsequente ao da entrada em exercício de servidor estatutário, independente do regime previdenciário ao qual ele esteja vinculado, antecipando-se este prazo para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expedi-ente bancário ou antes da transmissão de qualquer outro evento relativo a esse servidor.
A seguir, descrevemos algumas informações adicionais que devem ser observados caso a empresa opte pela transmissão do referido evento. São elas:
1. Este evento não deve ser utilizado para os trabalhadores sem vínculo de emprego contratados com natureza permanente (avulsos, diretores não empregados, cooperados, estagiários, etc.), cuja informação inicial deve ser enviada por meio do evento específico "S-2300 - Trabalhador Sem Vínculo Emprego/Estatutário - Início". Também deve ser utilizado por órgãos públicos em relação aos trabalhadores celetistas e estatutários. O trabalhador temporário (Lei nº 6.019/74) é equiparado ao empregado, para fins de informações do eSocial.
2. Este evento deve ser utilizado inclusive quando um empregado/servidor, que foi desligado da empresa/órgão público antes da data de implantação do eSocial e, portanto, não constou no cadastramento inicial original, necessite ser incluído na folha de pa-gamento da competência (exemplo: pagamento de dissídio, reintegração, ação judicial);
3. Para cada vínculo existente no empregador/órgão público, na data de implantação do eSocial, deve ser gerado um arquivo correspondente, contendo as informações cadastrais e contratuais atualizadas até a data de envio do arquivo;
4. No início da utilização do eSocial, se existirem trabalhadores/servidores afastados, é necessário o envio deste evento com a data e motivo do respectivo afastamento, não sendo necessário o envio do evento "S-2230 - Afastamento Temporário";
5. A recepção deste evento é habilitada até 30 dias antes da data prevista para a admissão/ingresso dos trabalhadores;
6. O envio desse evento, relativo a trabalhador com -vínculo ativo antes do início da obrigatoriedade de utilização do eSocial tem como data do evento, a data de entrada do empregador no eSocial e não a data de admissão. Essa observação se torna impor-tante para o empregador não fazer confusão com as datas de validade das tabelas. Exemplo, se o trabalhador foi admitido em 2010 com o cargo de Gerente Geral e até o envio do evento de admissão o cargo não foi alterado, a validade da Tabela de Car-gos/Empregos Públicos do eSocial deve ter início de vigência na data de início do eSocial e não em 2010.
7. Um vínculo trabalhista/estatutário se inicia com a admissão/ingresso e se encerra com o desligamento do trabalhador. Transferências do empregado/servidor entre departamentos ou estabelecimentos da própria empresa ou entre unidades do órgão público não encerram um vínculo trabalhista e, portanto, não alteram a matrícula do empregado/servidor.
8. Todos os vínculos devem ser cadastrados no CNPJ raiz do empregador ou no CPF (caso de empregador pessoa física). Se for informada natureza jurídica de Administração Pública Federal (códigos 101-5, 104-0, 107-4 e 116-3) o campo número de inscri-ção {nrInsc} deve ser preenchido com o CNPJ completo com 14 (quatorze) posições.
9. Se o trabalhador tiver mais de um vínculo com o mesmo empregador/órgão público, para cada vínculo deve ser atribuída uma matrícula, que deve ser única e não pode ser reaproveitada, mesmo que a admissão ou ingresso tenha sido cancelado ou excluí-do, observadas as normas constitucionais de acumulação de cargos, empregos e funções públicas.
10. Não é possível retificar a matrícula, pois ela é chave do vínculo. O evento S-2200 deve ser excluído se a matrícula foi informada com erro. A matrícula excluída pode ser utilizada novamente.
11. Havendo readmissão de empregado esta será considerada um novo vínculo e receberá um novo número de matrícula, como se estivesse ocupando uma nova folha de um Livro de Registro de Empregados.
12. Havendo reintegração/reversão de servidor, este poderá manter o mesmo número de matrícula.
13. A informação da matrícula é obrigatória para o envio deste evento.
14. As matrículas dos empregados a serem informados neste evento não podem iniciar com eSocial.
Exemplo: eSocial001. Há uma tabela padrão adotada pelo eSocial que utilizará essa codificação e regra de validação impedindo essa utilização.
15. No campo número de inscrição {nrInsc}, do grupo Local de Trabalho, deve ser informado o estabelecimento onde são desenvolvidas as atividades do trabalhador, exceto para o empregador doméstico e trabalhador temporário. Nestes casos, devem ser enviadas as informações do grupo Local de Trabalho [localTrabDom].
16. O campo carteira de habilitação {CNH} deve ser preenchido nas situações em que o trabalhador exerça a atividade de motorista de transporte de passageiros e/ou carga.
17. O campo órgão de classe {OC} deve ser preenchido nas situações em que o trabalhador exerça cargos em que for exigido o registro no correspondente órgão de classe.
18. A informação do campo indicação do primeiro emprego {indPriEmpr} indica se aquele é o primeiro vínculo trabalhista de toda a vida laboral do trabalhador, devendo ser preenchido com "N" se já existiu vínculo anterior com este ou outro empregador ou órgão público.
19. O número de identificação social - campo {nisTrab} - deve ser preenchido com o Número de Inscrição do Segurado - NIS (PIS, PASEP, NIT, SUS, CadUnico). O eSocial efetua a validação do Nome, CPF, NIS e data de nascimento (vide item Qualificação Cadastral deste manual). O campo NIS é de preenchimento obrigatório.
20. Em caso de contratação de menores de 14 anos, em qualquer categoria, e de maiores de 14 e menores de 16, em categoria diferente de "Aprendiz", o empregador deve informar no campo {nrProcJud}, o número do processo judicial que contém o alvará judicial autorizando esta contratação. A informação deve corresponder a um número de processo válido, existente na Tabela de Processos Administrativos/Judiciais - S-1070.
21. No campo classificação de trabalhador estrangeiro {classTrabEstrang}, caso o estrangeiro atenda a mais de uma das condições descritas no campo de descrição do evento, deve ser indicada a condição que foi determinante para o ingresso ou permanência do trabalhador estrangeiro no país.
Se a permanência do trabalhador no país se sustentar em condição diversa daquela que amparou o seu ingresso, o empregador/órgão público deverá proceder à devida alteração cadastral.
22. Na informação relativa ao local de trabalho, observar compatibilidade entre a classificação tributária do empregador e a da atividade do trabalhador.
23. Por exemplo: código 21 - Classificação da atividade econômica ou obra própria de construção civil da Pessoa Física, da Tabela 10 - Tipos de Lotação Tributária, somente pode estar vinculado ao tipo 21 - pessoa física, exceto segurado especial, da Tabela 8 - Classificação Tributária.
24. A informação referente à filiação sindical, de iniciativa e responsabilidade do trabalhador, deve ser prestada neste evento. Esta informação é declaratória, não mantendo necessariamente relação com a categoria da empresa atual.
25. A informação relativa ao CPF de dependente deve conter um número de CPF válido, observando:
a) O preenchimento do CPF é obrigatório se for maior de 12 anos, conforme legislação;
b) Quando o empregador for pessoa física, o CPF do dependente deve ser diferente do CPF do empregador;
c) Deve ser diferente do CPF do trabalhador;
d) Não pode haver mais de um dependente com o mesmo número do CPF.
26. As quotas de salário família pagas deverão considerar os dependentes até 14 anos de idade com indicativo {depSF}=S e os dependentes inválidos com indicativo {depSF}=S não importando sua idade. Não há necessidade de alterar o {depSF} para N quando o dependente não inválido completar 15 anos de idade.
27. A quantidade de dependentes de IR a ser contabilizada no cálculo de IRRF levará em consideração os dependentes com {depIRRF}=S e, quando o {tpDep} for 03 ou 04, até os 18 anos de idade e, quando o {tpDep} for 08, até os 24 anos de idade." 28) No campo {estCiv} deve ser informado o estado civil legal do trabalhador relacionado na descrição deste campo. A união estável ainda não é reconhecida legalmente como estado civil.
29. Se na ocasião do envio do evento, o empregador não dispuser dos números do Registro Nacional de Estrangeiro (RNE) do empregado estrangeiro ou da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do empregado, o evento pode ser enviado sem essas informações, devendo, todavia, ser enviado o evento de alteração cadastral, com essas informações, até o dia 7 do mês subsequente ao da emissão dos referidos documentos.
30. As informações relativas ao horário contratual devem ser enviadas, mesmo que o empregador não faça um controle efetivo da mesma (marcação de ponto).
31. O horário contratual do empregado informado não deve -refletir eventuais acordos de compensação ou de prorrogação de jornada, exceto quando o empregado trabalhar em regime de compensação semanal, em horários fixos, em todas as semanas ou no regime de 12x36 horas. Por exemplo, no caso de acordo de compensação semanal para que o empregado trabalhe 9 horas, de segunda a quinta-feira, e 8 horas na sexta-feira, ou 8h48min, de segunda a sexta-feira, o horário contratual informado deve ser um destes. Já se houver acordo para que os horários a serem trabalhados não sejam iguais em todas as semanas, o horário contratual informado não deve refletir esta compensação.
32. No envio deste evento deve ser informado o horário contratual dos empregados, de acordo com os códigos criados na tabela "S-1050 - Tabela de Horários/Turnos de Trabalho, devendo ser observado o seguinte:
a) Os códigos de horários {codHorContrat} utilizados nessa tabela são os constantes na tabela incluída nas Informações Adicionais do evento "S-1050 - Tabela de Horários/Turnos de Trabalho".
b) Para servidores de regime jurídico estatutário e regime administrativo especial, deverão ser observadas as regras sobre jornada de trabalho estabelecidas na legislação do ente federativo.
33. O grupo [aprend] é de preenchimento exclusivo por entidades educativas sem fins lucrativos que tenham por objetivo a assistência ao adolescente e à educação profissional (art. 430, inciso II, CLT). Portanto, os campos desse grupo não são preenchi-dos quando o empregador realizar diretamente a contratação de aprendizes.
34. Nos casos de sucessão de vínculo trabalhista/estatutário, se o trabalhador estiver afastado no momento da sucessão, o campo "Data de Início do Afastamento" {dtIniAfast} deve ser informado com uma data igual ou posterior à data de admissão {dtAdm} e anterior à data de início da obrigatoriedade do eSocial para o empregador.
35. No campo salário base do trabalhador {vrSalFx} deve ser informado o valor do salário contratual do trabalhador (salário base), considerando-se a unidade de pagamento (mensal, quinzenal, semanal, diário, horário, por tarefa etc). Não devem ser computados eventuais adicionais recebidos, mesmo que habituais (adicional de tempo de serviço, gratificações, adicional de hora extra, adicional noturno etc). No caso de servidor estatutário, o valor a ser informado deve corresponder ao do vencimento básico ou do subsídio, conforme o caso. No caso de cadastramento inicial de vínculo, o valor informado no campo {VrSalFx} deve ser o atual.
36. Com relação a empregado contratado por prazo determinado, em que não há definição de prazo em dias, o campo data do termino {dtTerm} deve ser preenchido com a data prevista e se o contrato não terminar nesse dia, deve ser feita retificação da informação.
37. No caso de empregado contratado por experiência, o campo data do termino {dtTerm} deve ser preenchido com a data decorrente do prazo inicialmente acertado e, se houver prorrogação, deve ser enviado o evento de S-2206 - Alteração contratual.
38. Cabe à empresa de trabalho temporário (Lei nº 6.019/74) informar os dados referentes ao contrato de trabalho temporário, quando a categoria do trabalhador no campo {codCateg} = [106]:
a) Ao indicar o motivo justificador da contratação {justContr}, deverá descrever o fato determinado que, no caso concreto, justifica a hipótese legal para a contratação de trabalho temporário. Neste campo, é insuficiente a mera menção de que se trata de acréscimo extraordinário de serviço ou substituição de pessoal regular (esta indicação é feita no campo {hi-pLeg}). O prazo de contratação do trabalho temporário deve ser compatível com o motivo justificador alegado.
b) O tipo de inclusão de contrato {tpInclContr} deverá indicar: código [1] se o trabalho será prestado em um local em que a empresa de trabalho temporário não possua filial; código [3] se o contrato informado tiver duração superior a três meses; código [2] quando não ocorrer nenhuma das duas hipóteses anteriores - as informações se prestarão para o Estudo do Mercado de Trabalho (art. 8º da Lei nº 6.019/74). Se ocorrerem simultaneamente as hipóteses dos códigos [1] e [3], informar o código [3].
c) O grupo Identificação do estabelecimento ao qual o trabalhador está vinculado [ideEstabVinc] traz a identificação do estabelecimento do tomador ao qual o trabalhador temporário está vinculado, que poderá ser diferente daquele que consta nos contratos firmados (por exemplo, a matriz da tomadora firma os contratos, mas os trabalhadores prestarão serviços nas suas filiais, ou quando o trabalho for prestado em um cliente do tomador, ou for serviço externo em via pública).
d) O endereço da efetiva prestação de serviços será indicado com o preenchimento dos campos do grupo [local-TrabDom]. Conforme o caso, deverá ser informado o endereço do estabelecimento do tomador, o endereço do cliente do tomador, ou ainda, no caso de serviço externo, a via pública em que o trabalhador prestará os serviços. Se o trabalhador em serviço externo cumprir rota, deverá ser indicado o endereço do estabelecimento vinculado.
39. A informação prestada no eSocial não isenta a empresa de trabalho temporário da necessidade de autorização prévia do Ministério do Trabalho nas contratações ou prorrogações de contrato de trabalho temporário com prazo superior a três meses, nos termos do art. 10 da Lei nº 6.019/74.
40. No caso de admissão pelos motivos transferência de empresa do mesmo grupo econômico, transferência de empresa consorciada ou de consórcio e transferência por motivo de sucessão, incorporação, cisão ou fusão, a empresa deverá preencher os campos conforme segue:
a) Campo Data de Admissão {dtAdm} do grupo [infoCeletista]: data inicial do vínculo no primeiro empregador;
b) Campo Tipo de Admissão {tpAdmissao} do grupo -[infoCeletista]: tipo 2, 3 ou 4;
c) Campo CNPJ do Empregador Anterior {cnpjEmpregAnt} do grupo [sucessaoVinc]: CNPJ do empregador imediata-mente anterior;
d) Campo Matrícula no Empregador Anterior {matricAnt} do grupo [sucessaoVinc]: matrícula do empregado no empregador anterior;
e) Data da transferência {dtTransf} do grupo [sucessaoVinc]: data em que ocorreu a transferência do empregado.
41. Para a administração pública, em relação ao tipo de regime de trabalho estatutário, os campos data de nomeação, posse e exercício, as datas de nomeação e posse são de preenchimento obrigatório, somente se o indicativo de provimento for igual a 1 - normal ou 2 - decorrente de decisão judicial, não sendo preenchida quando for igual a 3 - Tomou posse, mas não entrou exercício. No caso de informação relativa a servidores que ingressaram antes do início da utilização do eSocial, caso o órgão público não tenha as informações de data de nomeação e posse, preencher com a data de exercício.
42. Para identificação dos entes federativos que tenham segregação de massa, os órgãos públicos deverão informar o Plano de Segregação de Massa, neste evento, para que se possa identificar os servidores que pertencem ao plano previdenciário ou financeiro. Para isso, os órgãos públicos, no evento S-1000, necessitarão identificar-se como RPPS.
Nota Editorial
Conceitos:
a) Segregação da massa: separação dos segurados vinculados a entidade em grupos distintos que integrarão o Plano Financeiro ou Plano Previdenciário, observados os princípios da eficiência e economicidade na realocação dos recursos financeiros e na composição das submassas.
b) Plano Previdenciário: sistema estruturado com a finalidade de acumulação de recursos para pagamento dos compromissos definidos no plano de benefícios, sendo o seu plano de custeio calculado atuarialmente segundo os conceitos dos regimes financeiros de Capitalização, Repartição de Capitais de Cobertura e Repartição Simples.
c) Plano Financeiro: sistema estruturado somente no caso de segregação da massa, onde as contribuições a serem pagas pelo ente federativo, pelos servidores ativos e inativos e pelos pensionistas vinculados são fixadas sem objetivo de acumulação de recursos, sendo as insuficiências aportadas, admitida a constituição de fundo financeiro. Os segurados são compostos por um grupo fechado em extinção sendo vedado o ingresso de novos segurados.
43. No caso de sucessão, o empregador/órgão publico deverá manter, no campo {matricAnt}, a matrícula do trabalha-dor/servidor do empregador anterior. Se não for conhecida, preencher com o texto fixo {NaoInformada}.
44. Uma eventual retificação deve sempre se referir ao mesmo vínculo - trabalhador/matrícula - que consta no arquivo original-mente enviado. Em caso de envio indevido de evento de admissão/ingresso, o evento pode ser excluído, desde que não tenham sido enviados eventos posteriores para o mesmo vínculo, e também não tenha sido enviado qualquer arquivo de folha de paga-mento relativo a período igual ou posterior à data de admissão informada no evento original.
45. Nos casos de retificação de evento de admissão/ingresso em que já tenha sido efetuado envio posterior de outros eventos periódicos e não periódicos (para o mesmo vínculo), inclusive remuneração (em períodos posteriores à admissão/ingresso do trabalhador), deve ser observada a necessidade de retificação dos mesmos. Neste caso, para manter a integridade dos dados do Registro de Eventos Trabalhistas - RET, com as informações da folha de pagamento, o evento só é considerado válido após a retificação dos referidos eventos.
Exemplos de exclusão e retificação:
Exclusão: enviado ao eSocial, no dia 01/08/2018, evento S-2200 - Admissão com data de 20/08/2018.
A admissão não se concretizou.
Para excluir: enviar ao eSocial o evento S-3000 - Exclusão de Eventos, informar o número do recibo do arquivo a ser excluído.
Retificação de dados do contrato de trabalho: trabalhador admitido em 01/08/2018. Data informada no evento "S-2200 - Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso do Trabalhador" - 01/09/2018.
Para retificar: Enviar ao eSocial o evento S-2200 - Admissão com indicativo de RETIFICAÇÃO (2), informando o número do recibo do arquivo a ser retificado e a data de admissão correta - 01/08/2018.
46. No cadastramento inicial, será dispensada a validação dos dados cadastrais do trabalhador afastado em virtude de acidente ou doença relacionada ou não ao trabalho, inclusive aposentadoria por invalidez. A qualificação cadastral do trabalhador deverá ser realizada quando do retorno ao trabalho.
47. O empregador deve inserir no campo {observacão} do grupo [observações] deste evento quaisquer informações relevantes acerca do contrato de trabalho, destacando-se, como exemplo: informações relativas à realização dos exames toxicológicos dos empregados que exercem a função de motoristas profissionais do transporte rodoviário coletivo de passageiros e do transporte rodoviário de cargas, destacando o código do exame toxicológico, a data de realização do exame (dia, mês e ano), o CNPJ do Laboratório, o número do CRM e a correspondente UF do médico responsável pela realização do exame. O código do exame toxicológico deve ser informado no seguinte formato: AA999999999, sendo "AA" o serial do sequencial e "999999999" o número sequencial do exame. A informação deve corresponder ao exame realizado na admissão e no desligamento do empregado, se realizados após o início da obrigatoriedade de utilização do eSocial.
48. No caso da admissão do trabalhador intermitente o tipo de registro de jornada {tpRegJor} deve ser igual a um "1 - Sub-metidos a horário de trabalho (Cap. II da CLT)". Nesse caso, o campo para a quantidade média de horas trabalhadas semanais -{qtdHrsSem} não deve ser preenchido e o tipo de jornada {tpJornada} deve ser igual a "9 - demais tipos de jornada", descrevendo, ainda, no campo {dscTpJorn}, a condição de trabalho intermitente.
49. Se o trabalhador tiver mais de um vínculo com o mesmo empregador/órgão público, para cada vínculo deve ser atribuída uma matrícula, que deve ser única e não pode ser reaproveitada, mesmo que a admissão ou ingresso tenha sido cancelado ou excluí-do, observadas as normas constitucionais de acumulação de cargos, empregos e funções públicas.
No cadastro do ingresso para os servidores deve ser observado:
a) Dedicação Exclusiva: é o regime por meio do qual o servidor titular de cargo efetivo é impedido de exercer outra atividade remunerada, exceto os casos admitidos em lei, como por exemplo o magistério. Deve ser informada no cargo, na função e no vínculo.
b) Acumulação de cargo: no caso de servidor público preencher o código correspondente à possibilidade de acumulação de cargo, somente se for profissional de saúde, professor e técnico científico e nos demais casos, informar que o cargo não é acumulável.
c) Contagem de tempo especial: informar o código correspondente à possibilidade de contagem de tempo especial para fins de aposentadoria, nos casos de professor (infantil, fundamental e médio). No caso de professor de ensino superior, membro do Ministério Público, membro do Tribunal de Contas, se o ingresso no cargo foi anterior à 16/12/1998, e em caso de servidores que exercem atividades com exposição a agentes nocivos, bem como atividades classificadas como de risco.
O empregador poderá adotar controle único e centralizado do registro de empregados, desde que os empregados portem cartão de identificação contendo nome completo, número de inscrição no PIS/PASEP, horário de trabalho e cargo ou função.
O registro de empregados de prestadores de serviços poderá permanecer na sede da contratada. A exibição dos documentos passíveis de centralização deverá ser feita no prazo de dois a oito dias, a critério do Auditor-Fiscal do Trabalho.
Conforme prevê o art. 4º da Portaria MTE nº 41/07, o empregador poderá efetuar o registro de empregados em sistema informatizado que garanta a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações e que:
a) mantenha registro individual em relação a cada empregado;
b) mantenha registro original, individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; e
c) assegure, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.
O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados.
As informações e os relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos.
O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso às informações e dados dos últimos 12 meses.
As informações anteriores a 12 meses poderão ser apresentadas no prazo de dois a oito dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor-Fiscal do Trabalho.
Os documentos necessários para a admissão de empregado, de acordo com a prática trabalhista, basicamente, são:
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Carteira de Inscrição no PIS/PASEP, se houver;
- título de eleitor para ambos os sexos;
- certidão de nascimento e de casamento, se for o caso;
- certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar, ou ainda, qualquer outro documento que comprove a regularidade do trabalhador com o serviço militar, quando do sexo masculino, conforme a idade do trabalhador a ser admitido;
- Cadastro da Pessoa Física do Ministério da Fazenda (CPF-MF);
- Cédula de identidade (RG);
- carteiras profissionais expedidas pelos órgãos de classe; por exemplo: OAB para admissão de advogados; CREA para admissão de engenheiros, etc.;
- outros documentos específicos conforme a atividade a ser exercida pelo trabalhador, observando-se as normas de segurança e medicina do trabalho relativas ao exame médico, inclusive observância do empregador de eventuais cláusulas de documento coletivo de trabalho da respectiva categoria profissional pertinente ao assunto.
O art. 29 da CLT dispõe que a CTPS será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador, o qual terá o prazo de 48 horas para nela anotar especificamente, a data de admissão, o tipo de remuneração, qual a forma de pagamento, a função exercida e as condições especiais, se houver.
As demais anotações deverão ser realizadas nas oportunidades mencionadas no § 2º do art. 29 da CLT.
Nota Editorial
A seguir transcrevemos o art. 29 da CLT:
"art. 29 - A Carteira de Trabalho e Previdência Social será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de quarenta e oito horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, sendo facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.
§ 1º - As anotações concernentes à remuneração devem especificar o salário, qualquer que seja sua forma de pagamento, seja ele em dinheiro ou em utilidades, bem como a estimativa da gorjeta.
§ 2º - As anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social serão feitas:
a) na data-base;
b) a qualquer tempo, por solicitação do trabalhador;
c) no caso de rescisão contratual; ou
d) necessidade de comprovação perante a Previdência Social.
§ 3º - A falta de cumprimento pelo empregador do disposto neste artigo acarretará a lavratura do auto de infração, pelo Fiscal do Trabalho, que deverá, de ofício, comunicar a falta de anotação ao órgão competente, para o fim de instaurar o processo de anotação.
§ 4º - É vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social.
§ 5º - O descumprimento do disposto no § 4º deste artigo submeterá o empregador ao pagamento de multa prevista no art. 52 deste Capítulo".
As anotações poderão ser feitas mediante o uso de carimbo ou etiqueta gomada, bem como de qualquer meio mecânico ou eletrônico de impressão, desde que autorizado pelo empregador ou seu representante legal.
Caso a empresa tenha firmado com o empregado um contrato por prazo determinado, a sua existência e vigência deverão ser anotadas na CPTS do empregado, quando da admissão, -lembrando que essa anotação será efetuada na parte destinada a "Anotações Gerais".
O inciso III do art. 7º da Constituição Federal/88 estabelece a obrigatoriedade do depósito do FGTS para todos os emprega-dos, sendo assim a identificação da conta vinculada do FGTS não necessita ser preenchida pelo empregador na CTPS.
Conforme estabelece o art. 601 da CLT, o empregador deverá anotar na CTPS do empregado, em local específico, o desconto efetuado referente à contribuição sindical, desde que autorizado.
O empregador, que fez o cadastramento do empregado no PIS/PASEP, deverá obrigatoriamente fazer a devida anotação do número correspondente na CTPS do trabalhador, não sendo necessário a utilização de carimbo padronizado.
Nota Editorial
O § 2º do art. 1º da Portaria SPES nº 1/97 estabelece que, quando da emissão da 1ª via da CTPS, o cadastramento no sistema PIS-PASEP será competência das Delegacias Regionais do Trabalho.
As anotações na Carteira de Trabalho serão feitas:
a) na data-base;
b) a qualquer tempo, por solicitação do trabalhador;
c) no caso de rescisão contratual ou necessidade de comprovação perante a Previdência Social.
Salienta-se que a Lei nº 10.270/01 acrescentou o § 4º ao art. 29 da CLT, onde expressamente determina que é vedado ao em-pregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social. O descumprimento submeterá o empregador ao pagamento de multa prevista no art. 52 da CLT.
Nota Editorial
O art. 8º da Portaria MTE nº 41/07 também veda o empregador de efetuar anotações que possam causar dano à imagem do trabalhador, especialmente referentes a sexo ou sexualidade, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, idade, condição de autor em reclamações trabalhistas, saúde e desempenho profissional ou comportamento.
O § 1º do art. 29 da CLT disciplina que as anotações concernentes à remuneração devem especificar o salário, qualquer que seja sua forma de pagamento, seja ele em dinheiro ou em utilidades.
Lembrando que as anotações deverão ser feitas sem abreviaturas, ressalvando-se, ao final de cada assentamento, as -emendas, entrelinhas, rasuras ou qualquer circunstância que -possa gerar dúvida.
O art. 36 da CLT dispõe que recusando-se o empregador em efetuar as anotações devidas ou em devolver a CTPS recebida, poderá o empregado comparecer, pessoalmente ou por -intermédio de seu sindicato, perante a Delegacia Regional do Trabalho (DRT) ou órgão autorizado, para apresentar reclamação.
O art. 37 da CLT esclarece que lavrado o termo da reclamação, determinar-se-á a realização de diligência para instrução do feito, notificando-se posteriormente o reclamado por carta registrada, caso persista a recusa, para que, em dia e hora previamente designados, venha a prestar esclarecimentos ou efetuar as devidas anotações na CTPS ou entregá-la, se for o caso.
Não comparecendo o empregador, será considerado revel e confesso, devendo as anotações serem feitas por despacho da autoridade competente.
O art. 38 da CLT estabelece que comparecendo o empregador e persistindo a recusa, lavrar-se-á termo de comparecimento, assegurando-lhe prazo de 48 horas para defesa, quando, ao final, subirá o processo à autoridade administrativa de primeira ins-tância, para se ordenarem diligências ou para julgamento.
Verificando-se que as alegações feitas pelo reclamado versam sobre a não existência de relação de emprego ou sendo impossí-vel verificar essa condição pelos meios administrativos, será o processo encaminhado à Justiça do Trabalho, ficando, nesse caso, sobrestado o julgamento do auto de infração que houver sido lavrado.
Nos termos do art. 12-A da Portaria MTB nº 3.626/91, o empregador poderá adotar a Ficha de Anotações e Atualizações da CTPS, cuja cópia será fornecida ao empregado mediante recibo, em periodicidade nunca superior a 12 meses, obedecido o estipulado no subitem 7.5 desta matéria, a qual passará a fazer parte integrante da CTPS.
A Ficha de Anotações e Atualizações da Carteira de Trabalho e Previdência Social deverá ser impressa com identificação completa da empresa, do empregado e do período a que se refere, conter assinatura digitalizada do empregador ou do representante legal.
O empregador continuará obrigado a efetuar as anotações na CTPS original quando da admissão, extinção do contrato de trabalho ou, se o empregado exigir, do último aumento salarial.
Na extinção do contrato de trabalho o empregador além de efetuar a devida anotação na CTPS, deverá fornecer ao empregado para arquivo pessoal um histórico, conforme especificado anteriormente.
A adoção da Ficha de Anotações e Atualizações da Carteira de Trabalho e Previdência Social não alcança as anotações concernentes à Previdência Social.
De acordo com a Lei nº 5.553/68, nenhuma pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, poderá reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma, tais como: comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, carteira de trabalho, certidão de registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização, carteira de identidade de -estrangeiro, carteira nacional de habilitação, etc.
Observa-se que não existe qualquer vedação quanto à retenção de fotocópia não autenticada. Contudo, orientamos que quando da rescisão do contrato de trabalho, os mesmos sejam devolvidos ao empregado, para que se evite a utilização indevida.
Quando, para a realização de determinado ato, for solicitada a apresentação de documento de identificação original, a pessoa que fizer tal exigência deve extrair, no prazo de até cinco dias, os dados que interessarem, devolvendo em seguida o documento ao seu exibidor.
Além do citado prazo, somente por ordem judicial é possível a retenção de qualquer documento de identificação pessoal constituindo contravenção penal, punível com pena de prisão simples de um a três meses ou multa.
Quando a infração for praticada por preposto ou agente de pessoa jurídica, considerar-se-á responsável quem houver ordenado o ato que ensejou a retenção, a menos que haja, pelo executante, desobediência ou inobservância de ordens ou instruções expressas, quando, então, será este o infrator.
Ao empregador, de acordo com a Lei nº 9.029/95, é proibido na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, exigir quaisquer documentos discriminatórios ou obstativos para a contratação, especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez.
A Lei nº 9.983/00 acrescentou e modificou alguns artigos do Código Penal, incluindo as infrações normalmente cometidas pelos empregadores. Uma das alterações refere-se ao art. 297 do Código Penal, que se refere a Crime de Falsificação de Documentos Públicos, onde foram acrescentados os §§ 3º e 4º, que tratam das anotações falsas ou incorretas e da omissão de anotação em folhas de pagamento e das CTPS.
A ausência de anotação da vigência do contrato de trabalho na CTPS do trabalhador, bem como a inserção de dados falsos ou incorretos constituem, a partir de 17/10/2000, crime de falsificação de documentos públicos, sujeitando o infrator à pena de multa e reclusão variável entre dois a seis anos.
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