Os gastos com viagens a serviço da entidade poderão ser indenizados ao viajante das seguintes maneiras:
Sistemas de Diárias
A diretoria da entidade se reúne e delibera (fazendo constar, circunstanciadamente em ata) estabelecer valores a título de diárias, conforme os destinos das viagens a serviço, que cubram, especialmente, gastos com hospedagem e refeições. Já despesas com taxi e telefonemas interurbanos serão reembolsadas ao viajante mediante comprovação.
Deve-se ter o cuidado de ajuizar valores das diárias conforme o nível de custo de vida de cada região ou cidades mais freqüentemente visitadas, fazendo-se, posteriormente, analogias com aquelas não incluídas na ata, para que não se penalize o viajante, nem, por outro lado, propicie estadias nababescas às custas dos recursos sofridos das contribuições recebidas dos trabalhadores.
Sendo a diária composta por parcelas destacadas, durando a viagem 2 dias e meio, por exemplo, o viajante terá direito a 2 pernoites e 5 refeições.
O viajante deverá apresentar à Secretaria de Finanças a RDV - Requisição de Diárias para Viagem (anexo 5), no mais tardar 72 horas antes da data e horário previstos para o início da viagem, para permitir que a entidade possa providenciar passagens e dinheiro, reserva de hotel, preparo do veículo (caso em veículo próprio), etc. com toda a segurança e tranqüilidade. Dizemos isto, porque a prática mostra que 98% das viagens são conhecidas pelo viajante mais de 3 dias antes. A chamada urgência, via de regra, não passa de desculpa para a falta de previsão e programação das atividades seja por parte do diretor seja da diretoria..
A entidade entregará as passagens de ida e volta ao viajante, o qual devolverá os canhotos anexado ao Relatório de Viagem. Sendo ela feita em veículo da entidade, a comprovação dos gastos de transporte será feita pelas notas fiscais de combustível e cupons de pedágio. Em sendo usado veículo de propriedade do viajante, poderá ser-lhe indenizada a quilometragem efetivamente percorrida (anotada na saída e no retorno, constando do Relatório) a um preço por quilometro rodado. Sugerimos algo em torno de 0,002692% do valor de mercado do veículo utilizado.
No retorno, no mais tardar 72 horas após o regresso do viajante, caso a viagem tenha ultrapassado o tempo previsto ele receberá a complementação que se faz necessária. De outro lado, se o tempo de viagem for inferior ao previsto, o viajante devolverá a importância excedente nesse mesmo prazo. Em tal sistema, o viajante estará previamente dispensado da apresentação dos comprovantes, exceto das passagens e, na sua falta, notas de hotel ou restaurante que simplesmente comprovem a ocorrência da viagem.
Sobre as diárias de viagem não incidem encargos sociais nem imposto de renda na fonte. É bom estar atento para quando se tratar de empregado da entidade é preciso cuidar para que, num único mês a soma das diárias de viagem dele não ultrapassem 50% do valor de seu salário. Porque, acontecendo isso, incidem encargos e tributo sobre a soma total da remuneração naquele mês (diárias mais salário), e as diárias passam a integrar por média mensal o salário para todos os fins. Em se tratando de diretor, não. Porque ele não é um assalariado na entidade, mas o representante dos associados na sua direção.
Sistema de Indenização Direta de Gastos
Um outro sistema é o da entidade indenizar ao viajante os gastos da viagem, mediante a apresentação por este, após o regresso, de uma Prestação de Contas acompanhada das notas fiscais e recibos respectivos.
Neste caso, não serão aceitos cupons de máquinas registradoras que não descriminem os gastos, nem notas fiscais simplificadas, porque a legislação do imposto de renda veda a contabilização de tais comprovantes por Pessoa Jurídica. É bom salientar, todavia, que podem ser admitidos comprovantes nessas condições se pouquíssimos e de baixíssimos valores, ou seja, se constituírem exceção mesmo no Relatório.
Também torna-se necessário esclarecer que comprovantes de gastos de pessoa jurídica só podem ser contabilizados se constarem as compras de mercadorias ou de serviços devidamente discriminados.
Os gastos com metrô, trem e ônibus urbanos não requerem comprovante. Mas os com taxi sim, porquanto, sendo de autônomos ou de empresa eles fornecem comprovantes.
Notas Fiscais discriminadas apenas como "despesas" ou expressões do gênero também não podem ser aceitas por não especificar os gastos.
Necessitam ser descritos no corpo da nota de forma tal a identificar com clareza para qualquer um a mercadoria adquirida ou o serviço prestado. Além disso, o viajante deverá exigir do vendedor que ele passe recibo na nota fiscal, acusando seu pagamento, caso a nota contenha a expressão "não vale como recibo".
Explicando melhor, dizemos que a nota fiscal num primeiro momento só comprova
uma transação de compra e venda de mercadorias ou de serviços. Alguém comprou e alguém vendeu, mais nada.
Num segundo momento é preciso esclarecer a natureza da transação: se ela foi uma venda à vista, ou se, tratou-se de uma venda para ser paga numa ocasião posterior, ou seja, à prazo.
Caso a nota fiscal contenha a expressão antes mencionada, para que ela, alem da compra e venda, esclareça também a natureza da transação será necessário que seja passado recibo nela própria ou em documento a ela anexo e que a ela faça referência para que esteja comprovado tratar-se de uma transação à vista. Não existindo recibo, trata-se de venda à prazo pois isso, certamente, nela será discriminado.
Com antecedência mínima de 72 horas, o viajante apresentará à Secretaria de Finanças a RAV - Requisição de Adiantamento para Viagem (anexo 6), para que possa receber em tempo hábil as passagens, dinheiro, reserva de hotel, veículo (se for o caso), etc. destinados a sua viagem.
No regresso, até passadas 72 horas no máximo de sua chegada, ele apresentará sua Prestação de Contas, com os comprovantes respectivos anexados. Se não o fizer o viajante ficará sujeito ao desconto em seus vencimentos dos valores porventura não comprovados. Em se tratando de viagem de funcionário ou prestador de serviço da entidade tanto as requisições de diárias ou adiantamento de numerário, quanto o Relatório de Viagem, serão previamente autorizados pelo Diretor da entidade responsável pela área a qual eles estiverem vinculados.
Relatório de Viagem
Consideramos o Relatório um capítulo a parte nessa história de viagem. Todo mundo sabe que nas viagens, por vezes, ocorrem deslizes de mordomias e outros. Por isso mesmo, manda a transparência, o controle e a boa ética na política, que o viajante incorpore à prestação de contas um relato sucinto de suas andanças, transmitindo os resultados dela decorrentes, sejam positivos ou não. Assim, o Relatório de Viagens objeto do anexo 7 mostrará para diretoria e associados da entidade, natureza e volume dos gastos de viagem e as tarefas realizadas.
No caso de surgirem necessidades de gastos além daqueles normalmente previstos em qualquer viagem, se autorizado pela direção o viajante poderá realizá-los, porém, seja em regime de diárias ou de reembolso de despesas, deverão ser anexadas as notas fiscais correspondentes a tais despesas extraordinárias. E no Relatório o viajante acusará o fato e o justificará.
Finalmente, recomenda-se que a prestação de contas das viagens, seja em regime de diárias ou de reembolso de despesas mediante comprovantes, deva ocorrer, no mais tardar, 72 horas após o regresso do viajante. Em princípio, o valor não prestado contas no prazo adrede estabelecido deve ser cobrado do viajante. Além disso, quando alguém não prestar contas de uma viagem, não deveria estar habilitado a receber novo adiantamento de numerário da entidade, independentemente da finalidade, até que a mencionada Prestação de Contas venha a ocorrer.
Zé Augusto
Asteca Contabilidade. Assessoria e Consultoria
