O relato que faço a seguir são experiências
amealhadas na vida sindical e que reuni em um livro que pretende transmitir aos
companheiros sindicalistas que, brevemente, será publicado.
Vamos a ele, então:
Viagens à Serviço
Os gastos com viagens a serviço da
entidade poderão ser indenizados ao viajante das seguintes maneiras:
Sistemas de Diárias
A diretoria da entidade reunida
estabelece valores a título de diárias, conforme os destinos das viagens a serviço,
que cubram, gastos com hospedagem e refeições. Já despesas com taxi e outras
serão reembolsadas mediante comprovantes.
Deve-se ajuizar valores das diárias
conforme o nível de custo de vida de cada região ou cidades mais frequentemente
visitadas, fazendo-se, posteriormente, analogias com aquelas não incluídas na
ata, para que não se penalize o viajante, nem, por outro lado, propicie
estadias nababescas à custa dos recursos dos trabalhadores. Sendo a diária
composta por parcelas destacáveis, durando uma de viagem 2 dias e meio, por
exemplo, o viajante terá direito a 2 pernoites e 5 refeições.
O viajante deverá apresentar à
Secretaria de Finanças a RDV - Requisição de Diárias para Viagem no mais
tardar, 72 horas antes da data e horário previstos para o início da viagem para
que a entidade possa providenciar passagens e dinheiro, reserva de hotel,
preparo do veículo (caso em veículo próprio), etc. com toda a segurança e
tranquilidade. Dizemos isto, porque a prática mostra que 98% das viagens são
conhecidas pelo viajante mais de 3 dias antes.
A entidade entregará as passagens de
ida e volta ao viajante, o qual devolverá os canhotos anexados ao Relatório de
Viagem.
Sendo ela feita em veículo da entidade,
a comprovação dos gastos de transporte se dará pelas notas fiscais de
combustível e cupons de pedágio.
Em sendo usado veículo de propriedade
do viajante, poderá ser-lhe indenizado a quilometragem efetivamente percorrida
(anotada na saída e no retorno, constando do Relatório) a um preço por
quilometro rodado. Sugerimos algo em torno de 0,002692% do valor de mercado do
veículo utilizado.
No retorno, no mais tardar 72 horas
após o regresso do viajante, caso a viagem tenha ultrapassado o tempo previsto
ele receberá a complementação que se faz necessária. De outro lado, se o tempo
de viagem for inferior ao previsto, o viajante devolverá a importância excedente
nesse mesmo prazo. Nesse sistema, o viajante está previamente dispensado da
apresentação dos comprovantes, exceto das passagens e, na sua falta, notas de
hotel ou restaurante que comprovem a ocorrência da viagem.
Sobre as diárias de viagem não incidem encargos
sociais nem imposto de renda na fonte.
É bom estar atento para quando se
tratar de empregado da entidade é preciso cuidar para que, num único mês a soma
das diárias de viagem dele não ultrapassem 50% do valor de seu salário. Porque,
acontecendo isso, incidem encargos e tributo sobre a soma total da remuneração
naquele mês (diárias mais salário), e as diárias passam a integrar por média
mensal o salário para todos os fins. Em se tratando de diretor, não. Porque ele
não é um assalariado na entidade, mas o representante dos associados na sua
direção. Ou seja, ocupa um posto semelhante ao de "dono" dela.
Sistema de Indenização Direta de Gastos
Um outro modo é o da entidade indenizar
ao viajante os gastos da viagem, mediante a apresentação por este, após o
regresso, de uma Prestação de Contas acompanhada das notas fiscais e recibos
respectivos, relativos aos gastos ocorridos.
Neste caso, não serão aceitos cupons de
máquinas registradoras que não descriminem os gastos, nem notas fiscais
simplificadas, porque a legislação do imposto de renda veda a contabilização de
tais comprovantes por Pessoa Jurídica. É bom salientar, todavia, que podem ser
admitidos comprovantes nessas condições se pouquíssimos e de baixíssimos
valores, ou seja, se constituírem exceção mesmo no Relatório. É importante
salientar que comprovantes de gastos de pessoa jurídica só podem ser
contabilizados se descreverem em seu contexto as compras de mercadorias ou de
serviços devidamente discriminados.
Os gastos com metrô, trem e ônibus
urbanos não requerem comprovante. Mas os com taxi sim, porquanto, sendo de
autônomos ou de empresa eles fornecem recibos. Notas Fiscais discriminadas
apenas como "despesas" ou expressões do gênero também não podem ser
aceitas por não especificar o gasto. Eles necessitam ser descritos no corpo da
nota de forma tal a identificar com clareza para qualquer um a mercadoria
adquirida ou o serviço prestado. Além disso, o viajante deverá exigir do
vendedor que ele passe recibo na nota fiscal, acusando seu pagamento, caso a
nota contenha a expressão "não vale como recibo".
Com antecedência mínima de 72 horas, o
viajante apresentará à Secretaria de Finanças a RAV - Requisição de Adiantamento
para Viagem para que possa receber em tempo hábil as passagens, dinheiro,
reserva de hotel, veículo (se for o caso), etc. destinados a sua viagem.
No regresso, até passadas 72 horas no
máximo de sua chegada, ele apresentará sua Prestação de Contas, com os
comprovantes respectivos anexados. Se não o fizer o viajante ficará sujeito ao
desconto em seus vencimentos dos valores porventura não comprovados. Em se
tratando de viagem de funcionário ou prestador de serviço da entidade tanto as
requisições de diárias ou adiantamento de numerário, quanto o Relatório de
Viagem, serão previamente autorizados pelo Diretor responsável pela área a qual
eles estiverem vinculados.
Relatório de Viagem
Consideramos o Relatório um capítulo a
parte nessa história de viagem. Todo mundo sabe que nas viagens, por vezes,
ocorrem deslizes de mordomias e outros. Por isso mesmo, manda a transparência,
o controle e a boa ética na política, que o viajante incorpore à prestação de
contas um relato sucinto de suas andanças, transmitindo os resultados dela
decorrentes, sejam positivos ou não. Assim, o Relatório de Viagens objeto do mostrará
para diretoria e associados da entidade, a natureza e o volume dos gastos de viagem
e as tarefas realizadas.
No caso de surgirem necessidades de
gastos além daqueles normalmente previstos em qualquer viagem, se autorizado
pela direção o viajante poderá realizá-los, porém, seja em regime de diárias ou
de reembolso de despesas, deverão ser anexadas as notas fiscais correspondentes
a tais despesas extraordinárias. E no Relatório o viajante acusará o fato e o
justificará.
Finalmente, recomenda-se que o valor
não prestado contas no prazo adrede estabelecido deve ser cobrado do viajante.
Além disso, quando alguém não prestar contas de uma viagem, não deveria estar
habilitado a receber novo adiantamento de numerário da entidade,
independentemente da finalidade, por quebra de confiança.
São observações estas, decorrentes mais
de 36 anos de experiência no trato da administração e da contabilidade
sindicais, e vivência enquanto sindicalista.
Sugiro aos leitores que, em caso de
dúvidas, críticas ou sugestões contatem a Asteca
Contabilidade Sindical Ltda.
José Augusto Azeredo
Nenhum comentário:
Postar um comentário