É inegável a importância de um conselho fiscal atuante e responsável na estrutura dirigente de uma entidade sindical ou do movimento popular. Ele pode, com suas advertências e orientações ajudar e muito a diretoria na condução administrativa e financeira. Pena que muitos membros de conselho fiscal e de diretoria tenham uma visão equivocada sobre o papel e as tarefas desses conselhos. O conselho fiscal não é inferior ou superior à diretoria. É um órgão situado no mesmo plano do organograma da entidade e, como a diretoria, igualmente subordinado à assembléia geral.
O conselho fiscal deve reunir-se, no mínimo trimestralmente para apreciar as contas de sua entidade, sendo que, o ideal, seria todo mês. Nessa ocasião, cumpre aos conselheiros executarem as seguintes tarefas:
Conferir o saldo de caixa existente no dia de sua reunião, para, mais tarde, confrontar sua contagem com o saldo que o boletim de caixa ou a contabilidade apresentar no futuro com relação a data da reunião anterior. Conferir todos os documentos de receita e de despesa com os lançamentos feitos no boletim de caixa e ou na contabilidade. Conferir os cheques emitidos, depósitos efetuados, aplicações, resgates e rendimentos lançados com os extratos bancários. Procurar esclarecer os créditos e débitos feitos diretamente pelo banco nos extratos, exigindo saber de sua origem ou destino. Examinar a folha de pagamento, os comprovantes de serviços prestados, e o recolhimento dos encargos sociais e tributos. Comparar a arrecadação e os gastos acumulados até aquela data com o que foi estimado na Previsão Orçamentária. Visar todos os documentos examinados, bem como, o boletim de caixa. Verificar se os saldos de caixa ou dos controles das contas bancárias estão corretos. E fazendo constar o relato dessas atividades, sugestões ou objeções na ata da respectiva reunião.
O ideal seria que, em cada reunião do conselho participasse pelo menos um de seus suplentes na qualidade de mero assistente, para que ele fosse tomando conhecimento das tarefas e adquirindo experiência na função, no sentido de estar apto a substituir algum membro efetivo quando tal se tornasse necessário.
Anualmente, o conselho se reúne para examinar os balanços e demonstrativos contábeis, bem como, o relatório de atividades da diretoria, sobre os quais, emitirá parecer a ser apreciado pela assembléia geral de prestação de contas. Reúne-se, ainda, anualmente, para analisar a Previsão Orçamentária e também emitir seu parecer. Os pareceres do conselho fiscal não aprovam ou rejeitam contas ou orçamentos. Essa atribuição, é da alçada exclusiva da assembléia geral, órgão diretivo supremo da entidade. Os pareceres do conselho são importantes, porém, têm caráter meramente indicativo.
O conselho fiscal não pode determinar ou proibir que a diretoria faça ou deixe de fazer algo. Encontrando diferenças de valores nos controles, ou não concordando com a natureza de determinada receita ou gasto deve tentar, inicialmente, solucionar a dúvida com o funcionário ou diretor encarregado da área de finanças. Caso as explicações não satisfaçam, devem os conselheiros colocar na ata da sua reunião o questionamento, e encaminhar cópia dela à diretoria. Se, ainda assim, não forem contemplados com informações convincentes, devem incluir a questão em seu Parecer anual a ser encaminhado à assembléia geral de prestação de contas. Nesse parecer, o conselho fiscal recomenda à assembléia geral a aprovação ou rejeição das contas; ou ainda, aprovação com ressalvas delas.
O conselho fiscal, nem ninguém (a não ser o escritório de contabilidade e a fiscalização), não pode retirar a documentação da sede da entidade. Ela deve ser examinada ali, em dia e hora previamente acordados com a direção de finanças, a qual, não pode se furtar a apresentar toda a documentação, boletins de caixa, controles bancários, de contas a pagar e a receber, e livros contábeis, ao conselho. Muito menos, ninguém pode fazer cópia de documentos da entidade para uso particular (levar para casa, colecionar, etc.), a não ser com autorização da assembléia geral.
Sua eleição se dá em chapa própria distinta da diretoria. Isto porque, ele se constitui num poder do mesmo nível dela, eleito com a missão de fiscalizá-la. Por isso mesmo, não é recomendável que participe das reuniões da direção muito menos com direito a voz e voto. Ao fazer isso, perde autoridade para julgar decisões das quais participou, pois o parecer carece do imprescindível caráter de imparcialidade. Que valor teria para a assembléia geral o parecer de um conselho comprometido com decisões tomadas pela administração?
Ao ser eleito o conselho deve estruturar-se, escolhendo um coordenador e um secretário. Deve estar munido de um livro de atas, onde registra suas reuniões e pareceres. Cabe ao seu coordenador convocar e presidir as reuniões do órgão, e ao secretário redigir as atas e pareceres. Ao contrário do que alguns pensam, o tesoureiro da entidade não tem qualquer poder (ou dever) para convocar ou proibir reuniões do conselho.
Dirigentes e conselheiros precisam estar conscientes de que, quando o conselho desempenha suas atribuições não está atuando especificamente em relação a alguém. Seus trabalhos e decisões são absolutamente impessoais. O cumprimento de uma tarefa estatutária.
Zé Augusto
Asteca Contabilidade, Assessoria e Consultoria
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