Continuação da postagem anterior.
PAGAMENTOS EM CHEQUE
Estabelecido o Fundo Rotativo nos moldes antes citado, os desembolsos de valores iguais ou superiores a 0,5 (meio) salário mínimo serão obrigatoriamente feitos através de cheque nominal ao credor, e cruzado, para dificultar falsificações.
Os cheques serão sempre emitidos em cópia-cheque, (em equipamento sem fita corretiva), na qual constará, além dos dados digitados no cheque e para ela transmitidos, o número do cheque, o nome do Banco sacado, o número da conta bancária respectiva, e os dados do que está sendo pago através dele: nome do credor, nome e número do documento comprobatório da dívida (nota fiscal, duplicata, recibo, fatura, conta, etc.), e, resumidamente, o que está sendo pago ali. Quando se tratar de aluguel, contas de luz, água, telefone, impostos e encargos sociais, constarão o mês e ano de competência da conta paga.
Os documentos relativos ao cheque, após sua quitação, serão anexados à cópia-cheque respectiva e arquivados em ordem cronológica em pasta apropriada a tal fim. Quando se tratar de pagamento de duplicata ou fatura, deverão á ela ser anexadas às notas fiscais que lhe deram origem; no caso de pagamentos de prestações, juntar à duplicata um papel esclarecendo tratar-se das notas fiscais tais, arquivadas no pagamento inicial realizado em tal data, ou, se preferirem, cópia daquela ou daquelas notas.
Se houver o caso de despesa liquidada via débito direto em conta bancária, como contas de telefones, por exemplo, tais documentos devem ser anexados ao respectivo aviso bancário e arquivados em pasta própria, distintas daqueles pagos por cheque.
Os originais das guias de recolhimento de IAPAS, FGTS, PIS e IRRF serão arquivados em pastas próprias e distintas entre si.
Cópias Xerox delas serão anexadas à respectiva Cópia-Cheque. O tempo de arquivamento daqueles originais antes mencionados será de 5 (cinco) anos conforme última decisão do STF a respeito.
E, não nos prazos até então vigentes que eram:
guias de IAPAS 30 anos
guias de FGTS 30 anos
guias de PIS 10 anos
guias de IRRF 10 anos
A cópia cheque deverá ser emitida em duas vias: a primeira acompanhará o documento pago; a segunda, será arquivada em pasta própria, por conta bancária , a fim de facilitar futuras consultas sobre o cheque e o que foi por ele pago.
CONTROLE BANCÁRIO
Não é conveniente a entidade confiar exclusivamente ao Banco do qual é cliente o controle da sua conta bancária. Evitará com isso, o risco de emitir com insuficiência de fundos ou ser lesada, intencionalmente ou não, em seus créditos e direitos.
O controle das contas bancárias deverá ser feito através da ficha de conta corrente, encontrada em qualquer papelaria, ou, claro, em Ficha Excel em seu computador. Na coluna “débito” serão lançados os depósitos que fizer no Banco e as importâncias por ele diretamente creditadas em sua conta; na coluna “crédito” registra-se os valores dos cheques emitidos e as despesas diretamente debitadas em conta pelo Banco. Na coluna “histórico” devem ser lançados os números dos cheques emitidos, das autenticações dos depósitos feitos, e dos avisos bancários recebidos. E ainda, o número dos documentos pagos e a quem.
Uma ou duas vezes por semana o Caixa deve providenciar junto ao Banco os avisos e extratos. Ao recebê-los precisará conferir os saldos das diversas folhas de extrato, inclusive com o último arquivo, para ver se não falta algum. Em seguida deve comparar extratos e avisos com a ficha de conta corrente acima citada, e arquivá-los em ordem cronológica se tudo estiver em ordem. Os avisos bancários como vimos acima devem ser arquivados em pasta própria, anexados aos documentos que lhe deram origem. Quanto aos extratos, cada pasta deve corresponder a uma determinada conta bancária.
Havendo divergência de lançamentos entre os extratos e a conta bancária (ficha conta corrente) o Caixa deverá comunicar o fato imediatamente ao Tesoureiro para as providências devidas.
Cuidado especial deve ser dedicado ao arquivo dos demonstrativos da Movimentação Financeira e Espelho das Guias, ambos relativos à contribuição sindical. Ao receber os extratos da conta sindical da CEF, deve recorrer ao arquivo dos documentos acima e verificar se a cada crédito feito no extrato corresponde lançamentos no DMF e no EG. Em caso negativo, providenciar imediatamente a regularização junto à Caixa Econômica Federal.
DAS COMPRAS E SERVIÇOS
1 - As aquisições de mercadorias e/ou realizações de serviços serão, e obrigatoriamente, acobertadas por notas fiscais nas quais constarão os seguintes dados:
- nome completo e endereço da entidade, data e CGC; descrição detalhada das mercadorias adquiridas ou serviços realizados.
1.1 - As notas fiscais referentes consumo de combustível, serviços de manutenção e/ou peças adquiridas deverão conter a placa do veículo e a quilometragem registrada pelo odômetro na ocasião. Para cada veículo deve corresponder uma nota de combustível, serviços ou peças, não devendo ser aceita nota fiscal que englobe despesas de vários veículos.
1.2 - Não poderão ser contabilizadas notas fiscais simplificadas (aquelas que só contêm a data e o valor das mercadorias ou serviços) nem cupons de máquinas registradoras. Segundo o Regulamento do Imposto de Renda, a inclusão de tais documentos na contabilidade das entidades sem fins lucrativos pode levar a perda parcial ou definitiva da isenção da imunidade constitucional aos impostos.
1.3 - Apenas não estarão sujeitos à comprovação através de notas fiscais ou recibos, os gastos com metrô, trem urbano, ônibus urbano e táxi de propriedade de motorista autônomo (os táxis de empresas ou cooperativas são obrigados a fornecer documento). Para comprovar tais gastos deverá ser preenchido um “Vale de Despesas”, normalmente encontrados nas papelarias, os quais serão assinados pela pessoa que fez a despesa e visados pelo Caixa.
1.4 - As compras de alimentos e material de limpeza também devem ser comprovadas obrigatoriamente por nota fiscal. Constituirão exceções as compras de verduras, frutas e legumes feitas em Feiras Livres. Neste caso, a entidade deverá criar um formulário chamado “Nota de Despesa”, semelhante à nota fiscal, do qual constará a quantidade, discriminação dos alimentos comprados na Feira e respectivo valor. Para evitar dúvidas futuras, tal “Nota de despesa” deverá ser assinada pela pessoa que foi à Feira fazer as compras e visada pelo Caixa.
1.5 - As aquisições de mercadorias diretamente de Pessoa Física que não possua (ou esteja desobrigada de emitir) nota fiscal, deverão ser previamente autorizadas pelo Presidente e Tesoureiro, de preferência com o conhecimento prévio do conselho Fiscal, exceto, naturalmente, as compras em Feiras Livres antes mencionadas.
1.6 - Todo elemento de comprovação de gastos, seja nota fiscal, recibo, fatura, duplicata, contas de telefone, luz, água, etc., serão sempre nominais à entidade. A legislação em vigor proíbe a contabilização de documentos em nome de terceiros.
1.6.1 - Quando, excepcionalmente, alguém tiver de realizar despesas ou fazer compras em nome da entidade, saindo, por razão de força maior o comprovante em seu nome, será feito um recibo de reembolso da entidade a aquela pessoa, ao qual será anexado o comprovante em tela.
1.7 - Dado que, em muitas notas fiscais está impressa a expressão “NÃO VALE COMO RECIBO”, torna-se necessário exigir que, quando o pagamento for feito através da própria nota fiscal (inexistindo fatura, duplicata), dela conste o seguinte:
a) a autenticação mecânica quando o estabelecimento recebedor possuir máquina para isso;
b) em caso contrário: “Recebi em __/ __/ __” acompanhado do carimbo da firma credora e a assinatura de seu proprietário ou procurador.
1.8 - Quando a discriminação das mercadorias ou serviços não estiver legível na nota fiscal ou recibo, o Caixa deverá exigir da pessoa que o estiver apresentando que esclareça melhor no verso ou em papel anexo (no caso por ela assinado) do que se trata realmente.
Deverá solicitar ainda, que esclareça no verso do documento, a qual departamento e/ou evento realizado se destinou a mercadoria adquirida ou serviço realizado, a fim de permitir sua correta contabilização.
1.9 - Os recibos referentes à serviços prestados sem vínculo empregatício, deverão especificar claramente a natureza dos serviços e o local onde foram realizados, e conter o nome legível do prestador seu RG e CPF (em caso de falta destes últimos colocar o endereço completo).
Alertamos os companheiros para estudarem com atenção o trabalho que lhes enviamos anteriormente denominado “Rotina de Pagamento de Autônomo”, posto que, todo serviço prestado está sujeito à incidência de INSS, ISS e IRRF conforme o caso, a fim de evitar infrações à legislação vigente, punidas com pesadas multas, juros e correção monetária.
Chamamos a atenção para o fato de que, o INSS e a jurisprudência em vigor consideram como autônomo o trabalhador não sujeito a horário, frequência diária e subordinação hierárquica, e, ainda, que realizem na entidade serviços que não sejam de rotina normal; reparos na rede elétrica ou de água e esgoto, faxinas eventuais, por exemplo, são trabalhos próprios de autônomos. Por outro lado, os de digitação, secretária, etc., não são.
fora de tais condições é claro o vínculo empregatício, devendo o trabalhador ser registrado normalmente. No caso de serviço por prazo definido, como substituição de elemento que se encontra em férias, de reforma de sala ou prédio, etc., poderá ser feito contrato por prazo determinado, porém, registrado como os demais.
A inobservância dessas orientações pode levar a entidade a ser obrigada a recolher vultuosas somas de encargos sociais acrescidos de multas, juros e correção, além de indenização trabalhista na base de um mês de salário por ano de serviço. Fora disso, será ainda acusada de burlar os direitos do trabalhador que ela diz defender.
Continua
Continua
Zé Augusto
Asteca Contabilidade, Assessoria e Consultoria
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