No sentido de organizar o funcionamento
da área de administração e finanças das entidades sindicais de trabalhadores, e
do movimento popular, ofereceremos em seguida algumas sugestões de como
estabelecer um melhor controle sobre as finanças, e aos documentos respectivos
daquela área.
Passemos então as orientações e sugestões prometidas:
FUNDO
ROTATIVO
Com a instituição do Fundo Rotativo,
eliminamos o antigo “Boletim de Caixa” no qual eram lançadas tanto as operações
feitas a dinheiro, quanto àquelas realizadas através de cheques e da rede
bancária.
O Fundo Rotativo funcionará da seguinte
forma:
a) Definem-se os tipos de gastos que
poderão ser pagos em dinheiro e até que valor máximo eles serão pagos através
do Fundo Rotativo, ou seja, em dinheiro. Sugerimos que desembolsos com ônibus,
metrô, trem urbano, táxi, correio, lanches e pequenas refeições, pedágio, notas
de combustível, pequenos adiantamentos para viagens à locais próximos, compras
urgentes de pequeno valor, etc., cujo total, no máximo, situe-se abaixo de meio
(0,5) Salário Mínimo poderiam ser pagos em dinheiro através do Fundo Rotativo.
b) Estima-se, então, o volume em
dinheiro desses gastos durante uma semana ou quinzena, para determinar-se o
valor do Fundo.
c) Feito isto, emite-se um cheque no
valor total do Fundo Rotativo em nome da entidade. Daí, então, vai sendo pagas
as despesas com esse dinheiro retirado do Banco. Quando o total dos gastos
atingir a 80% do total do Fundo Rotativo o Caixa ou o Tesoureiro apresentaria a
prestação de contas utilizando o modelo do antigo “Boletim de Caixa”. No caso
de ser o Caixa a pessoa responsável pelo Fundo, o Tesoureiro fará a conferência
da prestação de contas e verificará o saldo que ficou em poder do funcionário.
Estando tudo correto, será então emitido novo cheque nominal à entidade pelo
valor total dos gastos constantes da prestação de contas. Assim, o montante do
cheque somado ao saldo do Caixa recomporia o valor inicial do Fundo Rotativo.
Exemplificando: Se o total do Fundo
Rotativo for de R$ 2.000,00, logo que os gastos atingirem 80% desse valor, ou
seja, R$ 1.600,00, será feita a prestação de contas; o saldo em poder do Caixa
é de R$ 400,00 (2.000,00 - 1.600,00 = 400,00). O novo cheque para o Caixa será
de R$ 1.600,00 (total dos gastos) que somado ao saldo de R$ 400,00 renovará o
valor do Fundo Rotativo inicialmente estabelecido em R$ 2.000,00.
É interessante renovar o Fundo aos 80%
dos gastos, para impedir que a entidade fique momentaneamente sem dinheiro em
Caixa para suas pequenas despesas.
d) Ao fazer-se a segunda prestação de
contas do Fundo Rotativo, na coluna “débito” do formulário será lançado o valor
do cheque de renovação do Fundo (em nosso exemplo acima de R$ 1.600,00); e no
quadro saldo “anterior” que fica sob a coluna “débito” o valor que sobrou da
primeira prestação de contas (em nosso exemplo citado R$ 400,00). Somando-se o
cheque de renovação mais o saldo anterior e deduzindo-se as despesas seguintes
teremos o saldo da segunda prestação de contas. E assim por diante.
e) O Fundo Rotativo será renovado
semanal ou quinzenalmente, ou ainda, sempre que for necessário: quer antes quer
depois de concluída a semana ou quinzena. Todavia, o Fundo Rotativo não
poderá passar de um mês para outro. Independentemente do total dos
gastos (seja de 80 ou até de 10%), ele será obrigatoriamente encerrado no
último dia útil de cada mês, e reaberto no primeiro dia útil do mês seguinte.
f) Para impedir o extravio de
documentos e dar maior segurança ao manuseio e arquivo da documentação, eles
deverão ser colados em uma folha de sulfite (de Boletins encalhados, por
exemplo), porém de maneira tal que se possa ler dados contidos no verso (como a
autenticação se seu pagamento), por tipo de gastos.
g) A prestação de contas será assinada
pelo Caixa e visada pelo Tesoureiro e ainda pelo Conselho Fiscal.
RECEITAS
A existência do Fundo Rotativo
implicará em que, as receitas recebidas no balcão da entidade não poderão ser
utilizadas diretamente para pagamentos no Caixa, sejam elas com cheque ou
dinheiro.
Assim, as receitas recebidas, tais
como, mensalidades, homologações, renda do Gabinete Dentário, venda de
impressos e de Xerox, contribuição assistencial, etc., deverão ser depositadas
em Banco diária e integralmente. E as cópias dos recibos referentes
a tais receitas, passados aos associados ou terceiros, deverão ser anexadas aos
respectivos recibos bancários de depósitos.
No verso dos recibos ou guias relativos
às receitas recebidas pela entidade no caixa, através de cheque, deverão constar:
o número do respectivo cheque e o número do Banco sacado. Tal providência visa
facilitar melhor identificação do devedor no caso de cheque devolvido.
O associado ou terceiro que pagar a
entidade com cheque sem fundos, deverá ter seu nome inscrito
numa lista de pessoas ou firmas de quem, daí por diante, não serão
aceitos mais cheques. Dado que a contribuição do trabalhador para com
sua entidade significa, muitas vezes, dinheiro subtraído de sua própria
sobrevivência, caso de cheque sem fundos intencionalmente dado por funcionário
da entidade, deveria ser punido com demissão por justa causa; no caso da pessoa
ser diretor da entidade, deveria ser proposta à assembleia geral sua expulsão
do quadro social.
Quando a receita diária for pequena seu
depósito poderá ser efetuado semanal ou quinzenalmente. Entretanto, a receita
de um mês não poderá ser depositada no mês seguinte e muito menos passar de um
ano para outro.
...
“ ......
Quanto às receitas creditadas
diretamente na conta bancária da entidade, tais como, mensalidades ou
anuidades recolhidas pelas empresas ou associados, contribuição assistencial,
ordens de pagamento vindas de outras cidades ou do exterior, etc., a cópia da
guia ou recibo desse pagamento deverá ser anexada ao respectivo aviso bancário.
Por fim, temos que, tanto as receitas
depositadas no Banco quanto aquelas por ele creditadas em conta, deverão ser
arquivadas em ordem cronológica, juntamente com seus respectivos anexos, porém,
em pastas distintas.
Continua.
Continua.
Zé Augusto
Asteca Contabilidade, Assessoria e Consultoria
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